Cómo implementar un ERP de manera exitosa
¿Te has planteado implementar un ERP para mejorar los procesos de gestión e impulsar el crecimiento de tu empresa? En ese caso, seguro que te interesa saber cómo implementar un ERP de manera exitosa para lograr reducir el riesgo, evitar errores y aprovechar todos los beneficios que ofrece este sistema.
Cómo implementar un ERP
Para implementar un ERP, debemos seguir las siguientes fases:
1. Planificación
Tras seleccionar el proveedor y la herramienta, debemos planificar los tiempos de implantación. Para ello, la empresa que va a instalar el ERP tiene que mantenerte informado durante todo el proceso mediante un cronograma. En él, se indicarán las actividades de las que consta el proyecto, así como las respectivas fechas de inicio y fin.
También es conveniente señalar los hitos más importantes que impliquen entregas o instalaciones, además de demostraciones del producto que se esté desarrollando para su validación.
Gracias a esta fase, podrás organizar todos los recursos en base a dichas tareas y, además, conocerás la evolución del proyecto.
2. Consultoría y análisis
Los consultores de negocio tienen que realizar un análisis de las funcionalidades que requiere el cliente para mejorar sus procesos de gestión. Dichas funcionalidades serán implantadas posteriormente en el ERP.
Para que la implantación sea exitosa, el servicio de consultoría se debe realizar antes, durante y después de la implementación del ERP. De esta manera, lograremos:
- Mejorar el entendimiento y la integración de las áreas de la empresa
- Ajustar el sistema ERP a las necesidades de la empresa
- Optimizar el proceso de implantación
- Mejorar los resultados de desempeño del ERP
3. Configuración y parametrización
En esta fase se instalan el hardware y el software siguiendo el diseño de la solución definido en la fase previa. La configuración y parametrización son imprescindibles para implementar el ERP y adaptarlo a las necesidades de la empresa. También se deberán tener en cuenta los flujos de trabajo en base al modelo de negocio y a los requerimientos planteados de cara al futuro.
El objetivo principal de esta fase es configurar el ERP en base a las necesidades que se quieren satisfacer, por lo que se deben incorporar procesos y funcionalidades adaptados a los requerimientos de la empresa. Generalmente, durante la instalación del software se realizan pruebas sobre una versión piloto con el fin de conocer su funcionamiento y conseguir la validación del responsable de la empresa.
4. Migración de datos
Es posible que la implantación de un ERP presente dificultades a causa de la migración de datos de los sistemas anteriores. Por ese motivo, es necesario identificar el origen de los datos a migrar, depurarlos e insertarlos en la base de datos del ERP.
Este es uno de los pasos más importantes de la implantación de un ERP porque determina en gran medida el presupuesto total de la implantación. Los motivos son los siguientes:
- El desconocimiento del sistema anterior
- La existencia de redundancias
- Los errores derivados de la falta de integración del sistema de partida
5. Formación
Todas las personas que vayan a utilizar el ERP tienen que recibir una formación que los ayude a sentirse cómodos con el sistema, a conocerlo y a aprender a usarlo. De esta manera, los trabajadores se familiarizarán con el manejo y funcionamiento del ERP antes de empezar a trabajar con él.
El contenido del programa de formación debe centrarse en los siguientes aspectos: la lógica, los conceptos clave del software, las características y la práctica.
6. Puesta en marcha y soporte
Es la etapa final, en la que el personal ya sabe utilizar la herramienta gracias a la formación recibida en la fase anterior. Durante esta etapa, se realiza la puesta en marcha del ERP y se proporciona el soporte necesario a los usuarios.
7. Seguimiento y control
Tras la implantación del ERP, es muy común contratar un servicio de mantenimiento con la empresa proveedora para que dé soporte a las dudas de los usuarios. Además, el seguimiento permitirá evaluar el sistema, así como detectar fallos y oportunidades de mejora.
Cuando la empresa ya esté utilizando el ERP y se hayan introducido suficientes datos, se podrán medir los resultados y evaluar el rendimiento a través de los KPI marcados al inicio del proceso. En este punto es donde se aplican las herramientas de Business Intelligence con cuadros de mando, que permiten medir la evolución de la actividad de la empresa.
Gracias a dichas herramientas, podrá comprobar si ha cumplido sus objetivos y si ha obtenido los resultados esperados. De esta forma, el proceso de toma de decisiones resultará más sencillo y certero, pues se podrán corregir las desviaciones a tiempo.
Uno de los impactos más importantes que puede causar la implantación de un ERP es la gestión del cambio. Se trata de un proceso crucial para garantizar el éxito de todo proceso que conlleve una transformación. Por ese motivo, es necesario que todos los miembros de la empresa estén en sintonía con el cambio y lo acepten.
