Cómo elaborar un plan de comunicación interna

Contar con un plan de comunicación interna se ha convertido en una necesidad para todas las empresas. No solo permite crear un buen clima laboral, sino que ayuda a potenciar el sentimiento de pertenencia del equipo, el interés por el trabajo, la competitividad y la productividad. En este post te contamos qué pasos debes seguir para crear un plan de comunicación interna eficaz. ¿Te interesa? ¡Continúa leyendo!

¿Qué es un plan de comunicación interna?

Un plan de comunicación interna es un documento donde se concretan las acciones de comunicación que se van a implantar dentro de una empresa. El objetivo del mismo es establecer medios eficaces para conseguir la cohesión de grupo, incentivar la comunicación entre superiores y subalternos, impulsar la creatividad y promover el intercambio de ideas.

Pasos para elaborar un plan de comunicación interna

A continuación, vamos a repasar los pasos que hay que seguir para hacer un plan de comunicación interna:

Análisis de la situación actual

Si no conocemos en profundidad todos los aspectos relacionados con nuestra empresa, no podremos establecer unos objetivos claros y una hoja de ruta a seguir para alcanzarlos. Por ello, la fase de diagnóstico de la situación actual constituye el punto de partida. En este análisis debemos tener en cuenta los factores internos y externos que influyen en la organización, así como las acciones de comunicación que se están llevando a cabo.

Uno de los métodos más sencillos y más utilizados en esta fase es el análisis DAFO, un mapa que nos permite establecer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades relativas a nuestro negocio:

• Debilidades: hacen referencia a los aspectos negativos, como las carencias de la empresa, y a aquellos aspectos que son percibidos negativamente por el empleado. Este punto es vital, ya que nos permite identificar qué estamos haciendo mal para poder corregirlo y seguir mejorando.
• Amenazas: en este punto debemos atender a diversos factores a nivel externo que puedan suponer un problema para la empresa en el futuro. Por ejemplo, los cambios generacionales, que determinan la forma de comunicarse con los empleados. Al tener en cuenta estos factores, podremos elaborar una estrategia para enfrentar las amenazas que suponen.
• Fortalezas: a pesar de que parecen fácilmente identificables, no todas las empresas tienen claro cuáles son sus puntos fuertes. Por eso conviene utilizar herramientas como encuestas de clima laboral, que nos ayudarán a saber qué factores son percibidos positivamente.
• Oportunidades: en este punto debemos tener en cuenta aquellos elementos externos a la compañía de los que nos podemos beneficiar para enriquecer nuestro plan de comunicación interna. De esta manera, conseguiremos una mayor trascendencia a nivel estratégico.

Definición de objetivos

Una vez realizado el diagnóstico, debemos definir los objetivos de comunicación interna que queremos alcanzar, los cuales tienen que estar alineados con el plan estratégico de la compañía. Además, deben ser objetivos SMART, es decir, específicos (S), medibles (M), alcanzables (A), relevantes (R) y temporales (T).

Lo más recomendable es establecer uno o dos objetivos principales y varios objetivos secundarios, aunque todo depende de lo ambicioso que sea el plan y de los recursos con los que contemos para desarrollarlo. Si tratamos de realizar muchas acciones y no disponemos de la capacidad suficiente, podemos perder tiempo y dinero.

Planificación de la estrategia

El siguiente paso es determinar cómo vamos a alcanzar los objetivos fijados en la fase anterior. En este punto hay que definir la estrategia que vamos a seguir y las acciones concretas que vamos a desarrollar para ello. Asimismo, debemos elegir los canales de comunicación que utilizaremos para el despliegue de dichas acciones. Es imprescindible que las acciones se ajusten a los recursos disponibles, por lo que también deberemos definir el presupuesto que se destinará al plan.

Posteriormente, tendremos que fijar un plazo para cada una de las acciones (corto, medio o largo plazo) y encajarlas en el calendario de la empresa. La planificación es fundamental para saber cuándo debemos ejecutar cada acción y enfocarnos en su realización. Asimismo, nos ayudará a priorizar acciones en función de los objetivos.

La comunicación con los empleados es esencial. Por ese motivo, en esta fase también es importante presentar el plan de comunicación interna a todo el equipo, dejando muy claro qué acciones debe llevar a cabo cada uno de los empleados y qué pasos deben seguir para lograr las metas.

Ejecución del plan de comunicación interna

Una vez definidas las acciones y la estrategia, podemos pasar a la siguiente fase: la puesta en marcha. A partir de este momento, ya podemos ir ejecutando cada una de las acciones que se han planificado en las fases anteriores. Para cumplir los plazos fijados, debemos organizar nuestro flujo de trabajo y estar preparados ante posibles imprevistos que pueden ir surgiendo.

Monitorización y seguimiento

Con el fin de medir la eficacia del plan, debemos monitorizar las acciones y analizar los resultados obtenidos en función de los indicadores de rendimiento (KPIs) más adecuados para cada acción. De esta manera, podremos comprobar si hemos logrado cumplir los objetivos. Además, la monitorización nos servirá para detectar desviaciones e identificar puntos de mejora, que nos ayudarán a reorientar la estrategia en la dirección correcta.

¿Te gustaría mejorar la cohesión de los miembros de tu equipo y promover un buen ambiente laboral en tu empresa? El primer paso es contar con un buen plan de comunicación interna. ¡Contacta con nosotros y te ayudaremos a desarrollarlo!