Comunicación interna de una empresa: ¿qué herramientas existen?

La comunicación y el intercambio de información siempre han estado presentes en el entorno empresarial. Sin embargo, no siempre se tiene conciencia de la importancia de implantar una estrategia de comunicación interna en una empresa que involucre a todos los integrantes de la misma. El talento humano es fundamental para lograr resultados óptimos y para no perder competitividad en el mercado.

Por esta razón, la comunicación interna es una herramienta estratégica esencial de las empresas, ya que permite transmitir a los empleados los objetivos y valores estratégicos de la organización. De esta manera, se logra fidelizar a los miembros de la empresa, así como potenciar el sentido de pertenencia hacia la misma. Mediante la circulación de mensajes que inculquen los valores, la visión y misión, las metas y las estrategias corporativas, los empleados se sentirán integrados y alineados a la filosofía corporativa.

Actualmente, existen una gran variedad de herramientas de comunicación interna en la empresa para establecer un canal de información efectivo y fluido. Muchas de ellas requieren métodos tecnológicos para funcionar.

Chat interno o mensajería instantánea

Se trata de una herramienta informal que resulta muy útil para compartir información de una manera rápida y ágil. Es fácil de usar y versátil, pero conviene utilizarlo con moderación para que no se convierta en una distracción. Este recurso sirve para enviar convocatorias de reunión, recordatorios de citas, documentos adjuntos y otro tipo de mensajes. Permite ganar tiempo y simplificar la toma de decisiones.

Algunas de los mejores chats internos para empresas son: Hibox, Slack y Workplace aunque hay muchos más.

Red social interna

Es similar a las redes sociales más populares, aunque está restringida a los miembros de la empresa. El objetivo es proporcionar a los empleados un espacio para mantener conversaciones, generar lazos, colaborar y compartir información con el resto de integrantes de la empresa. De esta manera, se crea una comunidad en la que se potencian la cooperación, el intercambio de información, el trabajo en equipo y el conocimiento mutuo (base de la confianza mutua).

Existen muchas redes sociales internas que pueden adaptarse a las necesidades de cada organización: Yammer, SharePoint, IBM Connections y Liferay, entre otras.

Aplicaciones móviles

Estas aplicaciones corporativas aumentan la productividad de los empleados, ya que pueden trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, optimizan la eficiencia de los procesos empresariales, puesto que se puede medir el tiempo de realización de las tareas, lo que ayuda a resolver problemas y tomar decisiones. También ofrecen la posibilidad de acceder a los datos de los clientes, que permiten anticiparse a sus necesidades y explotar oportunidades. Por último, se puede acceder a noticias y a documentos como guías, manuales o procedimientos.

Se clasifican en varios tipos: publicación de noticias, documentos y archivos (Klipr), mejora de la comunicación entre el smartphone y el ordenador (Pushbullet), mejora de la gestión de recursos humanos (App Eurofirms), trabajo en remoto (Microsoft Terminal server o Team Viewer) y gestión de gastos (Captio, Expensify, Hellosign, Quickbooks).

Intranet

La Intranet es el sitio web interno de una empresa al que únicamente tienen acceso los trabajadores. Aporta una serie de ventajas: ahorro de tiempo y costes, rapidez y eficiencia de la comunicación, mejora de la seguridad, aumento de la colaboración entre empleados, gestión del conocimiento, mejora de la imagen de la empresa de cara a los empleados e incremento de la productividad.

Hay diferentes soluciones con las que se puede crear una Intranet, como Microsoft Sharepoint (incluida en Office 365), Drupal,  Joomla, WordPress o Google Sites

Videoconferencia

Se trata de una herramienta que permite conectar a dos o más personas distanciadas geográficamente. De esta manera, se evitan desplazamientos y se ahorra tiempo y dinero. Además, las videoconferencias aumentan la eficiencia y la productividad de los equipos, ya que se pueden reunir a muchos asistentes e incluso realizar webinars a empleados. Asimismo, favorecen la colaboración y el trabajo en equipo, aceleran la toma de decisiones, facilitan la comunicación y aseguran la continuidad del trabajo.

¿Qué aplicaciones o programas permiten realizar videoconferencias? Skype, Teams, Hangouts, Google Meet (versión profesional de Hangouts) Webex meeting y Toometing, entre otras.

Tal y como hemos visto, la comunicación interna en una empresa puede aportarle una serie de beneficios. La clave del éxito de toda política de comunicación interna reside en contar con una buena planificación estratégica comunicacional. Dicha planificación debe considerar los objetivos de la organización, las herramientas más adecuadas para lograrlos, las capacitaciones de los miembros de la empresa y el control de los resultados.