Cómo reducir el consumo de papel en la oficina
Todavía hay muchas ocasiones en las que se utiliza el papel aunque no sea necesario. Esta práctica ocasiona un impacto negativo en el medio ambiente y en los costes de la empresa del que no siempre se es consciente. Al reducir el consumo de papel, se ahorra tiempo, dinero y espacio, y generamos un impacto positivo en el medio. Por eso es fundamental saber cómo reducir el consumo de papel en la oficina.
Como explicamos en nuestro anterior post, en Taktic estamos comprometidos con el desarrollo sostenible. Por esa razón, tenemos una política de 0 % papel en nuestra oficina y desarrollamos todos nuestros trabajos en el medio digital. Pero ¿realmente es posible una vida sin papel?
Trucos para el ahorro de papel
¿Cómo reducir el consumo de papel en la oficina? Aquí te mostramos algunos trucos que te serán de gran utilidad:
- Imprimir solo cuando sea estrictamente necesario, a doble cara y en papel reciclado
- Eliminar papeleras para que los empleados se sientan obligados a consumir menos papel
- Enviar toda la información y los archivos a través del correo electrónico en lugar del fax y el correo postal
- Digitalizar todos los documentos y trabajar desde el ordenador
- Utilizar herramientas digitales en las diferentes fases del desarrollo del trabajo
- Guardar los documentos en la nube (por ejemplo, utilizando Dropbox o Google Drive) en lugar de imprimirlos
- Reciclar el papel inservible en contenedores destinados para tal fin
¿Cuáles son las ventajas de una oficina sin papel?
Además del impacto medioambiental positivo generado por la reducción del consumo de papel, hay otras ventajas derivadas de esta práctica:
1. Mejora la eficiencia en la gestión de documentos
La gestión de la documentación en el medio digital es mucho más ágil y rápida que la gestión de documentos en papel:
- Se pierde menos tiempo en buscar un documento digital que un archivo físico
- La información es fácilmente accesible para todos los empleados de la oficina
- Se puede restringir el acceso a la documentación confidencial con más facilidad
- Los empleados pueden trabajar a distancia desde cualquier lugar
- Mejora la trazabilidad de los documentos, ya que se puede saber quién los crea o modifica y cuándo
2. Mayor seguridad de la información
La seguridad de la información almacenada en el medio digital es mayor que la de los documentos archivados en papel. Es más sencillo y menos costoso realizar copias de seguridad, por lo que, si se pierden ficheros, podemos recuperarlos más fácilmente. Por el contrario, la documentación en papel está expuesta a accidentes y es más accesible a terceras personas.
También nos permite restringir el acceso a la información, creando roles de usuarios o asignado permisos individuales para que cada persona de la organización solo acceda a aquello que debe acceder para la realización de su trabajo diario.
3. Reducción de gastos
La digitalización de documentos ayuda a reducir gastos porque se deja de comprar papel y tinta y se ahorra en el mantenimiento de la impresora. Además, se elimina el gasto derivado del envío de documentos por correo postal.
La posibilidad de compartir información y documentos interna y externamente es sencilla y segura
4. Ahorro de espacio
Una ventaja fundamental de una oficina sin papel es el ahorro de espacio dedicado a archivos físicos. Gracias a la digitalización, se pueden archivar todos los documentos en la nube o en servidores privados. De esta manera, el espacio que queda libre se puede dedicar a otros usos.
Herramientas digitales de colaboración para empresas
Ya hemos visto cómo podemos ahorrar papel para contribuir a la protección del medio ambiente. Pero ¿cómo es posible trabajar en la empresa de forma totalmente digital? A través de herramientas como G Suite u Office 365. Se trata de un conjunto de aplicaciones que permiten trabajar de forma colaborativa.
G Suite ofrece varios servicios para las empresas: Gmail (correo electrónico), Google Drive (almacenamiento en la nube), Google Calendar (planificación online), Google Hangouts (mensajería y videollamadas), Google+ (red social para empresas) y Google Docs (herramientas de procesamiento de textos, presentaciones y creación de formularios y tablas), entre otros.
De esta manera, no solo agilizaremos el trabajo, optimizaremos el tiempo y mejoraremos la organización, sino que, además, podremos trabajar desde cualquier lugar. Contar con la opción de teletrabajo abre un mundo de posibilidades más allá del trabajo presencial.
La reducción del consumo de papel es una fase más del proceso de transformación digital que deben llevar a cabo los negocios actuales para sobrevivir en un mundo cada vez más globalizado y competitivo. Y, mucho más importante, se trata de una tarea fundamental para ser socialmente responsables. Ya lo dijo Mahatma Gandhi: “Sé el cambio que quieres ver en el mundo”.
