Diagrama de Gantt: ¿Qué es y para qué sirve?

Gestionar proyectos de manera eficiente no es un camino de rosas, puede ser una tarea de lo más complicada si no contamos con las herramientas, los conocimientos y las habilidades necesarias para llevar los proyectos a buen puerto. ¿Quieres saber qué es el Diagrama de Gantt y para qué sirve? En este post te contamos por qué es una de las herramientas más utilizadas en el Project Management.

¿Qué es un Diagrama de Gantt? 

El Diagrama de Gantt surgió a principios del siglo XX y revolucionó por completo la manera de gestionar proyectos. Actualmente sigue siendo una de las herramientas más utilizadas en el Project Management por su versatilidad, su simplicidad, su estructura y claridad a la hora de visualizar y comunicar el progreso de las tareas.

Como bien indica la definición de la palabra diagrama, es un gráfico o dibujo geométrico que simplifica y recoge la información de un proceso de manera esquematizada. El Diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que proporciona una vista global de las tareas por realizar, los implicados en dichas tareas y los plazos para cumplirlas.

Diagrama de Gantt: ¿Para qué sirve?

Esta herramienta sirve para gestionar proyectos de manera eficiente. ¿Cómo? Mediante la visualización simplificada de los componentes de un proyecto y la organización de todos los pasos que hay que seguir para realizarlo con éxito. Esto solo es posible si hay un trabajo previo de organización y simplificación de las tareas que deben realizarse. Una vez realizado este trabajo se planifica exhaustivamente cada tarea y subtarea necesaria de manera que sean fácilmente gestionables por el equipo.

El objetivo de este esquema es facilitar la cumplimentación de los objetivos de un proyecto en el tiempo marcado y agilizar tareas y procesos. Este diagrama es altamente compatible con la aplicación de metodologías ágiles. Además, permite gestionar proyectos con elevada complejidad y en los que intervienen varias personas. Por todos estos motivos es por lo que es una de las herramientas más utilizadas por los project managers.

Elementos del Diagrama de Gantt 

Este gráfico debe tener ciertas características para funcionar de forma eficiente. En primer lugar, hay que tener en cuenta que se representa como un gráfico de barras horizontales con dos ejes: uno vertical y otro horizontal. En el eje vertical pondremos todas las tareas que requiera el proyecto para cumplir con los objetivos marcados y, en el eje horizontal, colocaremos los tiempos en la unidad de medida que previamente debemos haber definido, es decir, días, quincenas, meses, semestres, etc.

Los elementos que debe incluir todo Diagrama de Gantt son:

Fechas 

Como ya hemos mencionado, las fechas son una parte fundamental. Conocer el día inicio y finalización de cada tarea, subtarea y fase del proyecto será imprescindible para tener esa visión global que nos facilita este esquema, sobre todo cuando el proyecto es de larga duración en el tiempo. Asimismo, es crucial saber el día que comienza y finaliza el proyecto para poder llevar una correcta planificación.

Tareas

Los proyectos están formados de tareas y subtareas que se deben completar para avanzar y progresar en el proyecto. Organizarlas de manera cronológica y teniendo en cuenta las interdependencias que existen entre ellas es imprescindible para que el proyecto llegue a buen puerto. Necesitamos conocer cuáles son las acciones que hay que realizar antes para que la siguiente pueda llevarse a cabo. Además, esto es de gran utilidad para saber quién está realizando cada tarea y/o de quién dependemos para poder comenzar la siguiente tarea en el caso de que exista una dependencia. Las tareas vienen representadas por las barras horizontales que caracterizan a este gráfico. Realizar el seguimiento de las tareas en el Diagrama de Gantt evita que haya retrasos o errores.

Tiempos previstos 

Tan importante es saber qué tareas debemos llevar a cabo como conocer los tiempos que son necesarios y que están previstos para cada una de las etapas, fases y tareas del proyecto. En algunos casos las fechas no vienen marcadas por nosotros y debemos tener en cuenta el tiempo del que disponemos.

Gracias a la estructura de esta herramienta podemos conocer el progreso, es decir, podemos saber en todo momento lo que se ha hecho y lo que queda por hacer.

Logros o hitos de un proyecto 

Los logros son acontecimientos que destacan en el tiempo del proyecto. Podemos decir que son las fechas clave, aquellos momentos de más relevancia dentro de la visión global del proyecto. Los logros o hitos se representan como puntos destacados en la línea temporal del diagrama de tal manera que con un solo vistazo al gráfico podamos conocer esas fechas clave del trabajo.

Ventajas del Diagrama de Gantt

Claridad

La visualización global de cada tarea, fase, hito y punto crítico del proyecto garantiza tener una imagen clara y fiel del estado del proyecto en cada momento.

Comunicación eficaz

Debido a esa claridad ya mencionada es más fácil tener una comunicación eficaz dentro del equipo. Podemos actualizar el estado de las tareas fácilmente y evitar comunicaciones o reuniones innecesarias que pueden retrasarnos.

Favorece la colaboración

Los miembros del equipo se sienten integrados y partícipes en todas las fases del proyecto al tener a su alcance toda la información sobre este. Esto favorece la colaboración y las sinergias entre miembros del equipo, así como la motivación.

Gestión del tiempo eficiente

El tiempo es oro y aprovecharlo es la única opción si queremos que los proyectos salgan adelante. Esta herramienta nos permite aprovechar los recursos disponibles cuando es necesario y de manera eficiente.

Flexibilidad

En todo proyecto aparecen imprevistos y es vital saber adaptarse y reaccionar ante ellos. El Diagrama de Gantt nos brinda la flexibilidad para modificar y ajustar tiempos en las tareas que sean necesarias para no afectar al progreso general del proyecto.

Ahora que ya conoces qué es un Diagrama de Gannt y para qué sirve, en TAKTIC nuestros project managers te ayudarán a gestionar los proyectos de la manera más eficiente y ágil. Si quieres conocer otras herramientas para la gestión de proyectos como el Roadmap no dudes en seguir leyendo nuestros artículos.