Qué es un Roadmap en la gestión de proyectos
La gestión de proyectos requiere la implementación de metodologías ágiles que ayuden a optimizar y agilizar el proceso. Para ello, se utilizan herramientas como el Roadmap, que permite incrementar la productividad de los equipos en tiempo real, así como mejorar la gestión del trabajo. Pero ¿qué es un Roadmap y cómo se hace?
Qué es un Roadmap
Un Roadmap u hoja de ruta es un documento que funciona a modo de cronograma para la planificación de un proyecto. En él se enumeran las tareas a ejecutar en el marco de un proyecto determinado, tanto a medio como a largo plazo. Este documento se puede utilizar en cualquier área de desarrollo, pero normalmente se usa en proyectos relacionados con la implementación de software.
El objetivo principal de un Roadmap es monitorizar la evolución de un proyecto a través de todas sus etapas, desde la ideación hasta la implantación. Se trata de una herramienta de gestión de proyectos que permite gestionar las expectativas de todas las partes interesadas, así como comunicar planes y coordinar recursos con otros equipos.
Un Roadmap se organiza por áreas de actuación clave, denominadas pilares estratégicos, e incluye una relación de proyectos e iniciativas, los cuales son asignados a los departamentos responsables. Para cada uno de ellos, se define la prioridad, las personas responsables, las fechas de entrega y los recursos asignados.
Por qué es importante construir un Roadmap
Una hoja de ruta permite a las organizaciones:
- Alinear a todas las personas y departamentos en torno a una meta común
- Disponer de una guía de actuación que marque el camino a seguir en todo momento
- Coordinar y distribuir el trabajo de manera eficaz
- Priorizar las acciones a llevar a cabo a medio y largo plazo
- Conocer el alcance y el progreso de un proyecto para comunicarlo a las partes interesadas
- Resolver problemas
- Tomar decisiones oportunas en situaciones inesperadas
- Incrementar la motivación del equipo
Cómo hacer un Roadmap
Para construir un Roadmap de manera efectiva, debemos saber cuáles son los objetivos del negocio y qué iniciativas se van a llevar a cabo para lograrlos. De esta forma, estaremos más preparados para decidir qué características tenemos que agregar al Roadmap.
1. Define la situación actual
El primer paso consiste en identificar las acciones que ya se han implementado. En esta fase es esencial que participen todas las partes interesadas con el fin de lograr una gestión óptima de los proyectos. Asimismo, se debe formular la meta a alcanzar.
2. Identifica los pilares estratégicos
Los pilares estratégicos son las áreas más importantes que se deben considerar para conseguir la meta deseada. Se deben identificar como máximo 4 cuestiones, que serán las más relevantes a largo plazo.
3. Define los objetivos
Para cada uno de los pilares estratégicos identificados previamente, debemos definir los objetivos más importantes a medio y largo plazo. Lo ideal es establecer como máximo 6 objetivos por cada pilar estratégico.
4. Crea una lista de proyectos e iniciativas
Tras definir los objetivos a medio y largo plazo, hay que crear una lista de actividades que se deben cumplir para alcanzarlos, es decir, una relación de proyectos e iniciativas a desarrollar.
5. Concreta el plan de acción
Esta es la fase en la que se detallará la forma en que la organización va a acometer el trabajo. Para cada uno de los proyectos e iniciativas enumerados en la fase anterior, se definirá lo siguiente: acciones incluidas, líderes y equipos, tiempos, presupuestos y procesos.
6. Define los indicadores de seguimiento
La última fase del proceso de construcción de la hoja de ruta consiste en determinar cómo se va a evaluar el desarrollo del proyecto. Para ello, se establecerán los indicadores o KPI, que permitirán conocer el resultado de las acciones.
Tanto las startups como las grandes organizaciones deberían utilizar hojas de ruta para la gestión de los proyectos, ya que ayudan a optimizar la gestión del tiempo, los recursos, el riesgo y el cambio. De esta manera, es más probable que logren alcanzar los objetivos fijados en un tiempo determinado, ya que permiten gestionar de forma óptima el “backlog” que designa las tareas necesarias y suficientes para el desarrollo de un proyecto.
