6 claves para crear equipos de alto rendimiento

El pit stop es el lugar en el que los automóviles de carreras se detienen a cambiar sus neumáticos, realizar ajustes mecánicos, reparar el vehículo, si es necesario, o repostar combustible, si las normas de la competición lo permiten. Durante la carrera, en el garaje de cada equipo se amontonan nerviosos entre 15 y 24 mecánicos, enfundados en unos uniformes ignífugos, casco incluido, que protegen íntegramente su cuerpo de un posible incendio. En apenas unos segundos, en un abrir y cerrar de ojos, rodean el coche y realizan su trabajo. Muchas carreras se deciden en esta zona del circuito. Los pilotos conocen la importancia que tiene tener un equipos de alto rendimiento en boxes.

Cada miembro del equipo cumple minuciosamente su función, desde el que lleva el señalizador de parada o arranque, quienes alzan el coche con el elevador, quien se encarga de la pistola, quien quita la rueda usada o el que coloca la nueva, los que limpian los conductos de entrada de aire, o quienes sustituyen el alerón delantero si es necesario.

¿Cómo son los equipos de alto rendimiento?

En alguna ocasión he tenido la oportunidad de pasear por el pit lane durante los minutos previos a una carrera e incluso he asistido a los entrenamientos que realizan las escuderías en alguno de nuestros circuitos. Y en esas ocasiones me ha llamado poderosamente la atención la disciplina que se respira y los esfuerzos que todos realizan para mejorar el rendimiento individual y colectivo. Entrenan los cambios de neumáticos una y otra vez, como si estuvieran en carrera, midiendo sus tiempos y eficacia. Una definición clara de los puestos, entrenamiento regular, velocidad en la acción, trabajo en equipo, tener un objetivo común y el deseo de ganar son algunas de las señas de identidad de estos superequipos.

Las empresas tiene mucho en común con las escuderías del mundo del motor. Se estructuran y organizan de una forma similar, aunque no tengan tanta conciencia de lo transcendental que es que cada profesional realice su trabajo a la perfección, de una forma coordinada con el resto de la organización.

Las 6 claves para cimentar los equipos de alto rendimiento en una empresa son las siguientes:

Crear un entorno favorable

El clima laboral es fundamental para atraer y retener a buenos profesionales. Los mejores trabajadores son los que más disfrutan de su trabajo, y por tanto, están más motivados. Los factores que contribuyen a fomentar un clima laboral estimulante son varios:

• Ambiente físico y emocional. Cuidar las instalaciones de la empresa y las características del lugar para desempeñar la función encomendada, disponer de los medios necesarios para desarrollar eficazmente el trabajo o habilitar espacios colaborativos para interactuar con el resto del equipo.
• Horario laboral. Fomentar el trabajo por objetivos en lugar de la presencialidad, evitar la reunionitis o celebración de reuniones innecesarias, así como ajustar su duración, facilitar la jornada intensiva (si es posible) y la flexibilidad horaria.
• Trabajar desde cualquier lugar. Disponer de herramientas digitales para trabajar en casa o en cualquier otra ubicación.
• Entendimiento y confianza en uno mismo y en los demás. Es importante que cada uno conozca las funciones y habilidades del resto de componentes de la empresa, y que todos sepan que esperan de sí mismos y de los demás.

Elegir bien a las personas 

Los equipos se forman con personal nuevo, con personal existente en las empresas y, generalmente, con una mezcla de ambos. Algunos aspectos que deben tenerse en cuenta al formar un equipo de alto rendimiento son:

• La persona antes que el profesional. La selección de personal debe centrarse en profundizar en los valores que atesora la persona antes que en sus destrezas, que también son muy importantes. Y a su vez, las competencias son más importantes que los títulos que adornan el currículum. Hay personas con dos o tres carreras y varios Masters que no saben trabajar. El talento se potencia cuando actitud y aptitud coinciden en una misma persona.
• Implicación y responsabilidad. Debe llegarse al convencimiento personal de que “este es mi problema y debo contribuir a resolverlo para que no afecte al resto de la empresa”.
• Sentido de pertenencia. Enfocarse en el equipo significa que el “nosotros” debe ser más importante que el “yo” y es fundamental para construir una identidad colectiva, partiendo de la diversidad, con personalidades e intereses diferentes, pero compartiendo unos mismos valores.
• Equipos multidisciplinares y multifuncionales, es decir, grupos de profesionales con diferente formación académica y experiencia profesional que se complementan y colaboran eficientemente para resolver situaciones juntos y alcanzar objetivos compartidos. La colaboración entre diferentes perfiles de profesionales y áreas funcionales de la empresa amplía el foco de decisión y proporciona mejores resultados.

Compartir un proyecto

Todos los integrantes de los equipos de alto rendimiento deben fijar unos objetivos comunes. Dichos objetivos deben estar alineados con el más importante de todos, la misión de la empresa. Esto implica que todos los miembros del equipo deben saber cuál es el motivo de la existencia de la empresa y de su aportación a la sociedad. Esto da foco al trabajo colectivo e individual. Del compromiso nace el deseo de ganar y alcanzar metas.

Una vez que todos, conscientemente, deciden formar parte del mismo proyecto empresarial, deben:

• Compartir información, para que todos estén al corriente de todo lo que afecta a dicho proyecto
• Generar y compartir ideas para enriquecer el resultado final del trabajo
• Intercambiar conocimiento, para que unos puedan aprender de los otros
• Aportar soluciones a los problemas que surjan, sin buscar culpables
• Aprender de los errores, entendiéndolos como oportunidad de mejora

Cuando llegan los éxitos, la empresa debe poner especial énfasis en el reconocimiento de la labor del grupo, premiando y celebrando, además del logro individual, el triunfo colectivo. 

Diseñar métodos de trabajo que incrementan la productividad

El equipo debe orientarse a la productividad, a través de métodos de organización del trabajo, técnicas de gestión del tiempo y herramientas colaborativas que monitoricen las tareas, midiendo la productividad personal y la eficiencia individual y colectiva.

En este sentido, las metodologías Agile ofrecen un amplio abanico de posibilidades para desarrollar proyectos en equipo con mayor rapidez, flexibilidad y adaptabilidad a entornos cambiantes, proporcionando ventaja competitiva. Aunque estas metodologías fueron impulsadas por desarrolladores de software, tienen aplicación a cualquier sector y empresa. Estas metodologías se concretan en diferentes técnicas y herramientas. Las principales son Kanban, SCRUM o Inception Deck.

Por otro lado, están las técnicas de productividad personal, aplicables a cada uno de los miembros del equipo. Aunque existen muchas técnicas, las más habituales son GTD (Getting Things Done) Autofocus (AF4) y Kaizen (Mejora continua).

Disponer de herramientas colaborativas

La tecnología en la nube e internet hacen que las compañías estén conectadas, sean cada vez más interactivas y utilicen herramientas tecnológicas colaborativas que facilitan el trabajo en equipo, permitiendo una comunicación ágil y eficaz sin necesidad de estar en el mismo lugar físico. Cada vez se constituyen más equipos remotos cuyos componentes están localizados en diferentes partes del país e incluso del planeta.

Existen muchas herramientas tecnológicas de colaboración en línea que permiten compartir información y realizar proyectos conjuntamente. Cada vez son más habituales en las empresas pues contribuyen a que los equipos sean más eficaces y cumplen infinidad de funciones, como crear entornos de trabajo (G Suite, Office365, Zoho, Edmodo…), mejorar la comunicación interna (Skype, Hangouts, Slack, Wikia, Blogger, WordPress…), gestionar proyectos (Asana, Teamwork, Hyperoffice…), gestionar ideas y notas (Google Keep, MindMeister, IdeaFlip…), gestionar tareas (Trello, Todoist, Wunderlist…), visualizar proyectos creativos (Concept Inbox), compartir archivos (Dropbox, WeTransfer, Google Drive, Jumpshare…), editar textos (Textflow), organizar el trabajo (Google Calendar, WorkFlowym Symphonical, Hightrack…), gestionar contraseñas (LastPass), conectarse en remoto (TeamViewer), etc.

Una comunicación eficaz y un intercambio ágil de información permite tomar mejores decisiones y asumir las correspondientes responsabilidades para que el equipo funcione y cada miembro del equipo sepa en cada momento qué debe hacer, cuándo, cómo y por qué. En definitiva, para crear equipos de alto rendimiento.

Liderar, liderar y liderar… sin molestar, claro

Todos los equipos de alto rendimiento necesita liderazgo, pero cada momento requiere un estilo de liderazgo adaptado a las circunstancias. A veces, el líder es quien tiene que cambiar de estilo y, en otras ocasiones, lo que conviene es cambiar de líder.

Además de saber adaptarse a cada situación, el líder tiene que manejar a la perfección habilidades como escuchar activamente para leer entre líneas, preguntar para resolver problemas, saber delegar cuando proceda, confiar en su equipo, poner en cuestión todo, asignar responsabilidades, dotando de poder de decisión y ejecución, promover la acción, retar constantemente a su equipo y, sobre todo, involucrar a su equipo en las decisiones, ya que liderar significa también llegar a consensos para tomar decisiones.

Y, lo más importante, debe fomentar la capacidad de liderazgo de sus colaboradores para que desarrollen todo su talento individual y lo pongan al servicio del colectivo.