Adáptate a la ley de control horario digital y evita sanciones con el software perfecto
¿Sabías que dos de cada tres empleados en España no registran correctamente sus horas trabajadas? Esto se debe a varios factores, como la ausencia de sistemas adecuados, la cultura laboral, que no promueve el registro de las entradas y salidas al trabajo, o simplemente el desconocimiento sobre la importancia de este proceso. La falta de un registro adecuado no solo afecta a los trabajadores, sino que también coloca a las empresas en una posición vulnerable ante posibles sanciones.
¿Qué es la ley de control horario?
La ley de control horario es una normativa que obliga a todas las empresas en España a registrar diariamente las horas de trabajo de sus empleados. Este registro debe incluir la hora de inicio y de finalización de la jornada laboral, para garantizar el cumplimiento de la regulación sobre tiempo de trabajo y descanso.
¿Por qué surge esta ley?
En 2019, en España, entró en vigor el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. La necesidad de implementar esta ley surgió en un contexto de preocupación por el cumplimiento de la normativa laboral, especialmente en lo que respecta a las horas extra no remuneradas y el abuso del tiempo de trabajo.
Desafíos comunes para las empresas y trabajadores
Un estudio de InfoJobs sobre productividad y horas trabajadas revela que un 20 % de las empresas siguen empleando métodos tradicionales o manuales para registrar sus horas laborales. Aunque estos métodos tradicionales han sido utilizados durante años, presenta varios problemas, entre otros, la inexactitud en el registro. Los errores son comunes cuando se confía en la entrada manual de datos, lo que puede llevar a discrepancias entre las horas trabajadas y lo que realmente se ha registrado.
Otro desafío es la falta de una visión completa de las horas trabajadas en el registro de horas. En los sistemas tradicionales los datos no están disponibles de manera inmediata para su revisión, lo que puede retrasar la toma de decisiones y el ajuste de procesos.
Además, el uso de métodos manuales implica una mayor carga administrativa. El tiempo que se dedica a la gestión de registros manuales podría emplearse de manera más productiva en otras áreas de la empresa.
La resistencia al cambio también juega un papel importante. La transición a nuevas tecnologías puede ser desafiante si los empleados no reciben la formación adecuada. La falta de capacitación y el temor a lo desconocido pueden hacer que algunos trabajadores se sientan inseguros o frustrados al utilizar nuevas herramientas, lo que ralentiza la adopción y la integración efectiva de las soluciones digitales.
Superar estos desafíos requiere la implementación de soluciones tecnológicas modernas que faciliten un registro más preciso y eficiente de las horas trabajadas.
Ley de control horario digital: un cambio necesario
La última actualización en la normativa sobre control horario exige el uso de sistemas digitales para registrar las horas laborales. Esta modificación se ha introducido con el objetivo de aumentar la exactitud y confiabilidad de los registros, así como de simplificar su administración y auditoría.
El registro digital será accesible para todos los trabajadores, quienes podrán registrar su jornada laboral de forma rápida y sencilla. Los trabajadores tendrán la posibilidad de consultar y administrar sus horas trabajadas, solicitar correcciones y acceder a su historial de registros en cualquier momento, promoviendo una mayor transparencia y control personal sobre su jornada laboral.
Una de las características más señaladas es la posibilidad de acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esto implica que los inspectores podrán revisar los registros de horas trabajadas sin necesidad de estar físicamente en la empresa.
¿Cuáles son los métodos válidos y cuáles no?
Métodos válidos:
- Aplicaciones móviles: facilitan a los trabajadores el registro de su jornada laboral directamente desde sus teléfonos móviles.
- Sistemas RFID: máquinas que emplean tecnología de identificación por radiofrecuencia para registrar las entradas y salidas de los trabajadores.
- Códigos QR: los trabajadores utilizan códigos QR para registrar el inicio y fin de su jornada laboral escaneándolos con sus dispositivos.
- Sistemas en escritorio: software instalado en ordenadores que permite a los trabajadores registrar su horario de manera digital.
- Plataformas web: plataformas online que permiten a los trabajadores registrar su horario a través de internet.
Métodos no válidos:
- Fichar en papel: el uso de registros manuales en papel no cumple con los requisitos establecidos por la normativa.
- Huella dactilar y sistemas biométricos: estos métodos se consideran una medida invasiva que pone en riesgo los derechos y libertades de los trabajadores.
- No fichar: la omisión del registro de las horas trabajadores puede acarrear faltas graves que conllevan sanciones severas.
Sanciones por incumplimiento
Las sanciones por no cumplir con las normativas laborales experimentarán un incremento significativo, con multas que podrán superar los 7.500 € por cada infracción. Además, se aplicarán multas individuales por cada trabajador afectado por la infracción. Los rangos por sanciones serán los siguientes:
- Infracciones de nivel mínimo: de 1.000 a 2.000 €
- Infracciones de nivel medio: de 2.001 a 5.000 €
- Infracciones de nivel máximo: de 5.001 a 10.000 €
Estas sanciones se aplicarán a cualquier incumplimiento relacionado con aspectos como la jornada laboral, las horas extras, las vacaciones, los descansos y el registro de horarios.
Cómo implementar un sistema de control horario digital
Las empresas tienen a su disposición una amplia gama de herramientas tecnológicas para gestionar el control horario. Para implementar un sistema de control horario digital es fundamental realizar una evaluación inicial de las necesidades de la empresa y seleccionar una herramienta que se ajuste a estas.
Sin embargo, elegir la solución adecuada puede resultar un desafío. Es importantes considerar factores como el presupuesto, la facilidad de uso, la compatibilidad con otros sistemas empresariales y la capacidad de adaptación a las necesidades específicas de la empresa.
En TAKTIC, ofrecemos un servicio personalizado de benchmarking que ayuda a empresas como la tuya a elegir la solución tecnológica más adecuada para el control horario.
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