5 hábitos para mejorar la productividad personal
En un día normal nos podemos ver asediados por ataques desde distintos frentes. Un ejemplo de una mañana cualquiera podría ser: veo una quedada de grupo vía Facebook para la que hay que poner fecha, recibo un mail de un antiguo compañero al que tengo que contestar, hago la lista de la compra, creo un Doodle para votar fecha para una comida familiar, Wallapop me avisa de que tengo que quedar con el usuario que me ha comprado la bici, paso por la tienda de móviles para hablar sobre la oferta del ADSL… Esto, que puede parecer una locura, es nuestro día a día, y la sensación de descontrol en ocasiones es abrumadora. ¿Quieres mejorar tu productividad personal e impedir que te vuelva a ocurrir? ¡Te damos las 5 claves para conseguirlo!
Principios del método de gestión de actividades GTD
En el libro Getting Things Done (titulado en España “Organízate con Eficacia”) David Allen expone este método de gestión de actividades para mejorar la productividad personal. Allen postula varios principios sobre los que se asienta este método, los cuales son (convenientemente adaptados por mí):
La memoria no sirve para nada
Así es, la memoria falla. La cabeza está para pensar, no para memorizar. En el momento en el que necesitas acordarte de algo no hay manera; eso sí, de repente tu maravilloso cerebro te recuerda cosas y entonces no puedes hacer nada (¿por qué no me habré acordado en casa de coger el bañador y en la piscina que he dejado el grifo abierto?).
El tiempo NO se gestiona
¿Qué es eso de gestionar el tiempo?, ¿acaso tengo cara de Marty Mcfly? Se gestionan las tareas, pero no el tiempo. De momento y que yo sepa un día dura 24 horas y por lo tanto TÚ en un día solo tienes 24 horas para realizar tareas.
De abajo arriba y no al revés
Ciertos métodos de gestión se basan en establecer tus objetivos en la vida y de ahí ir bajando hasta las tareas de tu día a día. GTD no. GTD se basa en controlar tu día a día, en manejar todas las tareas primero y, una vez que cojas las riendas de las mismas, ir adquiriendo más perspectiva de tu vida hacia arriba.
¿Cómo mejorar la productividad personal? Los 5 hábitos clave
Allen habla de 5 etapas, de 5 hábitos para tomar el control y mejorar tu productividad personal:
- Capturar. Tienes que recopilar toda la información que llame tu atención ¿Cómo? Escribe, fotografía, graba notas de voz, usa el wasap, post-it, folios, lo que quieras, pero captura todo y todo es TODO.
- Aclarar. Una vez que tienes el hábito de capturar, el siguiente paso es procesar dicha información. ¿Qué significa lo que has recopilado?, ¿requiere de acción por tu parte?, ¿debo delegarlo? Es muy importante hacer las tareas que puedas completar en menos de 2 minutos.
- Organizar. Ahora que has procesado todos los inputs, es momento de poner todo lo procesado en su sitio. Para ello, debes estructurar la información de manera que la tengas disponible en el momento que la vas a necesitar. Puedes usar carpetas, calendarios, recordatorios. El objetivo es tener disponible la información siempre que la necesites.
- Revisar. Una vez que tienes todo organizado, tienes que revisar periódicamente tu sistema para detectar qué es lo que tienes que hacer.
- Ejecutar. No nos olvidemos de lo más importante. Ya está todo capturado, hemos desechado lo que no vamos a hacer o no vamos a guardar, lo hemos organizado y ya sabemos cuándo lo tenemos que hacer, solo me queda hacerlo.
Esta es una pequeña parte de la teoría. Lo difícil, como casi siempre, es ponerlo en práctica. Desde aquí te invito a que, si vives con esa sensación de descontrol, si piensas que no eres todo lo productivo que deberías ser, pruebes con un método de este tipo.
Al principio es duro adquirir estos hábitos, pero te puedo asegurar que es más fácil conseguirlo que construir un condensador de flujo.
Comienza ya y conseguirás mejorar tu productividad personal. En TAKTIC queremos seguir ayudándote a organizarte, por eso ponemos a tu disposición el curso de productividad personal. ¿Quieres saber más sobre el mismo? ¡Contacta con nosotros!
