¿Qué es una suite ofimática y cuáles son sus beneficios?

Las empresas buscan simplificar las labores de oficina con el objetivo de hacer el trabajo más práctico y dinámico. Para conseguirlo, implementan herramientas destinadas a la automatización, optimización y mejora de la operatividad de la organización. Es lo que se conoce como ofimática. Una de las herramientas más utilizadas es la suite ofimática, pero ¿qué es una suite ofimática?

¿Qué es una suite ofimática?

Una suite ofimática o paquete de oficina es un conjunto de programas informáticos que permiten crear, modificar, organizar, almacenar, enviar, recibir, escanear e imprimir archivos.

Entre las herramientas básicas del paquete de oficina se encuentran el procesador de textos y la hoja de cálculo. Sin embargo, puede contener otro tipo de herramientas, como bases de datos, programas para análisis estadísticos, maquetadores, editores (de imágenes, presentaciones, proyecto o páginas web), programas de correo electrónico, navegador web o agenda, entre otras.

Antes las oficinas estaban repletas de papel y ahora lo están de pantallas. Tan pronto como los ordenadores se hicieron presentes en los lugares de trabajo, aparecieron estos softwares. Evidentemente, la necesidad más acuciante requería pasar archivos de texto a formato digital. A posteriori, se aprovecharon las capacidades de cálculo de los equipos para añadir una herramienta en este sentido. Y así con multitud de tareas para las que han ido surgiendo herramientas características. Por esa razón, ya no es posible concebir el trabajo de oficina sin estos programas. 

Características de una suite ofimática

Las principales características de una suite ofimática son las siguientes:

• Fácil manejo de programas básicos: algunas aplicaciones, como el procesador de textos, las presentaciones o la hoja de cálculo, son fáciles de utilizar. Sin embargo, el nivel de dificultad incrementa al utilizar programas más complejos, como la base de datos. Por ese motivo, es necesario realizar un curso de preparación que capacite al usuario para utilizarlos.
• Funciones integradas: todos los programas del paquete pueden interactuar entre sí. De esta manera, es posible, por ejemplo, generar gráficos en una hoja de cálculo e incluirlos en una presentación.
• Uso offline y online: se puede hacer uso de la suite ofimática de forma offline u online. Si la utilizas de forma online, podrás aprovechar los beneficios de sincronización entre pc’s, programas y usuarios.

Beneficios de la suite ofimática

Como ya hemos comentado, la suite ofimática se ha convertido en un recurso indispensable para las organizaciones, que pueden beneficiarse de sus múltiples ventajas:

• Acceso a los ficheros y contenidos desde cualquier dispositivo y lugar gracias a las modalidades online.
• Coautoría de documentos que permite trabajar de forma simultánea en un mismo documento con varias personas de tu equipo, lo que redunda en una mayor productividad y eficiencia.
• Facilita la ejecución de las tareas cotidianas e importantes de la empresa de forma sencilla y rápida. De esta manera, no solo se acortan los tiempos, sino que se incrementa la productividad.
• Los programas se pueden personalizar para que se adapten a las necesidades de cada empresa. Es posible modificar la apariencia, crear funciones a medida y personalizar las herramientas disponibles para automatizar las acciones.
• Mejora la comunicación en la empresa gracias a las opciones para compartir y sincronizar archivos en tiempo real. Al posibilitar el acceso a los archivos desde diferentes ordenadores, se consigue una mayor coordinación y disminuyen los errores.
• En el caso de las suites ofimáticas online, permiten ahorrar espacio, ya que desaparecen los archivos del dispositivo. Todos los documentos son almacenados en Internet, donde no se pueden perder, lo que asegura una mayor protección de los mismos.

Ejemplos de las suites ofimáticas del mercado

Los paquetes ofertados en el mercado son variados. Existen suites online, offline, de libre distribución, uniplataforma o multiplataforma.

• Microsoft Office: el principal distribuidor de esta tecnología. Se trata de una suite ofimática en escritorio que se debe instalar para su uso. Destaca por la variedad de herramientas, pero sobre todo por la potencia de las mismas. Contiene Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, OneNote, Project, Publisher, SharePoint, Visio, Teams, Tareas etc.. Dependiendo de la version dispone de acceso online u offline con instalación de algunas de sus aplicaciones en modo escritorio en varios dispositivos.
• Google WorkSpace (Suite): un distribuidor fiable de herramientas online y de calidad. La oferta se compone de Docs, Sheets, Slides, Gmail, Forms y otras externas pero compatibles. Para hacer uso de estas herramientas, es necesario tener acceso a Internet. 
• OpenOffice: la opción libre, un poco más reducida pero operativa. Es compatible con Windows, iOS y GNU/Linux. Incluye Writer, Calc, Impress, Draw y Base.
• iWork: el paquete privado de Apple. En sus equipos vienen instaladas por defecto las herramientas Pages, Numbers y Keynote.

Ahora que ya sabes qué es una suite ofimática, estarás de acuerdo con nosotros es que se trata de una tecnología indispensable en el puesto de trabajo. Puedes consultar otras entradas relacionadas como ¿Qué es el Business Intelligence para las empresas?