Mapa de stakeholders, ¿qué es y cómo se crea?
Un mapa de stakeholders es una herramienta esencial para entender quiénes son las partes interesadas en un proyecto o empresa, cuál es su nivel de influencia y cómo se puede gestionar su impacto.
¿Qué es un stakeholder?
Un stakeholder es cualquier persona, grupo u organización que tiene interés o está afectado por las actividades y decisiones de una empresa o proyecto. Esto incluye a empleados, clientes, proveedores, accionistas, etc.
Tipos de stakeholders
Según su relación con la organización los clasificamos como:
- Internos: son aquellos individuos o grupos que tienen un interés directo en el desempeño y los resultados de la empresa debido a su relación directa. Tienen un impacto significativo en la toma de decisiones. Un ejemplo de este grupo serían los empleados, directivos o accionistas.
- Externos: son individuos, grupos o entidades que no forman parte directa de la empresa pero que pueden verse afectados por las acciones, decisiones y resultados de la organización. Por ejemplo, los competidores, medios de comunicación, etc.
- Conectados: son individuos, grupos o entidades que tienen una relación indirecta pero significativa con la organización, ya sea mediante conexiones económicas, sociales o políticas. Este grupo no está involucrado directamente en la operativa de la organización ni interactúa principalmente desde fuera, su relación está mediada por otros factores o entidades. En este grupo podemos incluir inversores, distribuidores, socios estratégicos, etc.
Por otro lado, los podemos clasificar según su impacto en la empresa o proyecto:
- Primarios: son los más relevantes. Son aquellos con mayor interés en el éxito del proyecto y que suelen participar activamente.
- Secundarios: son aquellos que están afectados indirectamente por las decisiones y acciones empresariales.
Importancia de identificar stakeholders
Identificar a los stakeholders es crucial porque permite a las empresas anticipar reacciones, crear estrategias de comunicación efectivas y asegurar que los intereses de todos los involucrados sean considerados.
Pasos para crear un mapa de stakeholders
- Definición de objetivos y alcance: antes de comenzar es imprescindible tener claros los objetivos del mapa de stakeholders y el alcance del proyecto a analizar para así poder conocer qué stakeholders son relevantes.
- Identificación de stakeholders: después de definir correctamente el objetivo del mapa, realizaremos una lista exhaustiva de todos los posibles stakeholders. Esta lista puede incluir a individuos, grupos u organizaciones que tienen algún interés en el proyecto o la empresa.
- Análisis de influencia e interés: este análisis implica evaluar cuánto poder tienen los stakeholders sobre el proyecto y cuánto les interesa el mismo. Con ello, se puede diseñar una estrategia para gestionar las relaciones con cada stakeholder.
- Clasificación de stakeholders según su influencia: una vez identificados y analizados, los organizamos según su nivel de influencia e interés. Esto ayuda a priorizar a quiénes se debe prestar más atención y en qué orden.
Según su nivel de influencia o interés los clasificamos como:
- Alta influencia y alto interés: se necesita una gestión cercana. Hay que gestionarlos minuciosamente, ya que son críticos para la empresa o proyecto.
- Alta influencia y bajo interés: requieren mantenerlos satisfechos.
- Baja influencia y alto interés: deben mantenerse informados.
- Baja influencia y bajo interés: requieren un monitoreo mínimo.
- Elaboración del mapa: con la clasificación realizada, se puede proceder a la elaboración del mapa. Se representan de forma visual para tener una visión clara y completa de todos los agentes involucrados. En este caso, los representamos según su relación con la organización o proyecto. Existen diversas formas de plasmar el mapa de stakeholders, siendo las más comunes los diagramas de Venn, las matrices y los gráficos de red.
Beneficios de un mapa de stakeholders
Mejor comunicación
Un mapa de stakeholders facilita la comunicación clara y eficiente con todas las partes interesadas, asegurando que la información relevante llegue a las personas correctas en el momento adecuado.
Toma de decisiones informadas
Con un mapa de stakeholders, las decisiones pueden basarse en una comprensión completa de las necesidades y expectativas de todas las partes involucradas, lo que lleva a decisiones más equilibradas y efectivas.
Transparencia y confianza
La transparencia en las operaciones y decisiones del proyecto es clave para construir y mantener la confianza de los stakeholders. Esto implica ser honesto sobre los desafíos y las limitaciones del proyecto.
Flexibilidad y adaptación
Los proyectos son dinámicos y las expectativas de los stakeholders pueden cambiar. Es crucial ser flexible y estar dispuesto a adaptar las estrategias de involucramiento según sea necesario.
Evaluación y mejora continua
La gestión de stakeholders es un proceso continuo que requiere evaluación y mejora constante. Realizar revisiones periódicas del mapa de stakeholders y ajustar las estrategias según los resultados obtenidos es esencial para el éxito a largo plazo.
Errores comunes al crear un mapa de stakeholders
Estos son algunos de los errores más comunes:
- No identificar a todos los stakeholders relevantes: omitir stakeholders importantes puede llevar a problemas inesperados. Es crucial realizar una identificación exhaustiva.
- Subestimar la influencia de stakeholders: no evaluar adecuadamente el poder de algunos stakeholders puede resultar en conflictos.
- Clasificación incorrecta de stakeholders: clasificar mal a los stakeholders puede llevar a una gestión ineficiente. Conviene usar criterios claros para su clasificación.
- No actualizar regularmente el mapa: el entorno cambia, y el mapa debe reflejar estos cambios. Se recomienda actualizar periódicamente para mantenerlo relevante.
- Falta de adaptabilidad: el mapa debe ser flexible. Es conveniente adatarlo según cambien las circunstancias del proyecto o las relaciones.
- No asignar responsabilidades de gestión claras: sin responsables específicos, algunas relaciones pueden descuidarse. Asigna claramente las responsabilidades de gestión de cada stakeholder.
En TAKTIC, te ayudamos a gestionar eficazmente a tus stakeholders para asegurar el éxito de tus proyectos. Identificamos y clasificamos a tus stakeholders, creando estrategias de comunicación eficaces para fortalecer las relaciones y asegurar resultados positivos. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte.
Artículos relacionados
Comienza tu transformación digital integral