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TAKTICTAKTIC 5 hábitos que debes adquirir para mejorar tu productividad personal
Habitos para mejorar tu productividad personal

5 hábitos que debes adquirir para mejorar tu productividad personal

Ya me han vuelto a meter en otro grupo de wasap (si wasap, al tiempo para que la RAE admita este palabro), no es que esté en muchos, pero sí en los suficientes como para no poder leer la mitad de la mitad de chorradas que hay en ellos.

A veces entre tanta teta, tweet y tontería aparece algo importante de lo que no me entero, o lo que es peor, van y ponen algo importante que veo pero que se me acaba olvidando. ¿No os pasa lo mismo con los mails?, como mínimo (y si tienes suerte) tienes dos direcciones, la del trabajo y la personal, en la cual el goteo incesante de correos acaba siendo inmanejable.

En un día normal nos podemos ver asediados por ataques desde distintos frentes, un ejemplo de una mañana cualquiera podría ser:

Veo una quedada de grupo vía facebook, tenemos que poner fecha; recibo un mail de un antiguo compañero para ver si nos vemos, tengo que contestarle; hago la lista de la compra,la llevo en un posit pegada al movil; en la mano llevo escrito la palabra PAN y HUEVOS, voy a crear un Doodle para votar fecha para una comida familiar; Wallapop me avisa de que tengo que quedar con @Perico78 por lo de la bici estática; tengo que contestar a los del gas lo del cambio de tarifa (quedé en que llamaran ¿mañana?); tengo que pasar a la tienda de moviles por lo del ADSL que hay una oferta muy buena que en la letra pequeña ya no parece tan buena y al final acabo pagando mas…;ya que voy de camino me acerco a la guardería y le digo a la directora (no me acuerdo, lo tengo en una nota de voz);…

Esto, que puede parecer una locura, es nuestro día a día, y la sensación de descontrol en ocasiones es abrumadora. Pero claro, luego llegas a tu trabajo y ahí parece que te organizas mejor: revisas tu correo, priorizas tus tareas, archivas la información importante, encuentras lo que buscas y eres totalmente productiv@ ¿o tampoco es así?.

En el libro Getting Things Done (titulado en España “Organizate con Eficacia”) David Allen expone este método de gestión de actividades para mejorar la productividad personal. Allen postula varios principios sobre los que se asienta este método, estos principios convenientemente adaptados por mi persona, son los siguientes:

La memoria no sirve para nada:

Así es, la memoria falla, la cabeza está para pensar no para memorizar. En el momento en el que necesitas acordarte de algo no hay manera, eso sí, de repente tu maravilloso cerebro te recuerda cosas y entonces no puedes hacer nada (¿porque no me habré acordado en casa de coger el bañador y en la piscina que he dejado el grifo abierto?).

El tiempo NO se gestiona:

¿Que es eso de gestionar el tiempo?, ¿acaso tengo cara de Marty Mcfly?, se gestionan las tareas, pero no el tiempo. De momento y que yo sepa un día dura 24 horas y por lo tanto TU en un día solo tienes 24 horas para realizar tareas.

De Abajo a Arriba y no al revés:

Ciertos métodos de gestión se basan en establecer tus objetivos en la vida y de ahí ir bajando hasta las tareas de tu día a día, GTD no, GTD se basa en controlar tu día a día, en manejar todas las tareas primero y una vez que cojas las riendas de tus tareas ir adquiriendo más perspectiva de tu vida hacia arriba.

Muy bien, estos son los principios, ¿pero como me organizo?, Allen habla de 5 etapas, de 5 hábitos para tomar el control y mejorar tu productividad personal:

  1. Capturar: tienes que recopilar toda la información que llame tu atención, ¿cómo?, escribe, fotografía, graba notas de voz, usa el wasap, posit, folios, lo que quieras, pero captura todo y todo es TODO.
  2. Aclarar: una vez que tienes el hábito de capturar el siguiente paso es procesar dicha información, ¿que significa lo que has recopilado?, ¿requiere de acción por tu parte?, ¿debo delegarlo?, es muy importante que si una tarea la puedes hacer en menos de 2 minutos, la hagas.
  3. Organizar: ya has procesado todos los inputs, ahora es momento de poner todo lo procesado en su sitio. Para ello debes estrucuturar la información de manera que la tengas disponible en el momento que la vas a necesitar, puedes usar carpetas, calendarios, recordatorios. El objetivo es que la información o las tareas las tengas disponibles cuando realmente la necesitas.
  4. Revisar: una vez que tienes todo organizado, tienes que revisar periódicamente tu sistema para detectar que es lo que tienes que hacer.
  5. Ejecutar: no nos olvidemos de lo más importante, ya esta todo capturado, hemos desechado lo que no vamos a hacer o no vamos a guardar, lo hemos organizado y ya sé cuando lo tengo que hacer, solo me queda HACERLO.

Esta es una pequeña parte de la teoría, lo difícil como casi siempre, es ponerla en práctica. Desde aquí te invito a que, si vives con esa sensación de descontrol, si piensas que no eres todo lo productivo que deberías ser, probaras con un método de este tipo.

Al principio es duro adquirir estos hábitos, pero te puedo asegurar que es más fácil conseguirlo que construir un condensador de fluzo.

Comienza y mejora desde ya tu productividad personal.

Carlos Fiol Ayala
Carlos Fiol Ayala

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