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¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos?

Una estación meteorológica, una torre de control o un director de orquesta son las metáforas utilizadas por el Project Management Institute para definir los diferentes tipos de Oficina de Gestión de Proyectos o PMO pero, ¿qué es una PMO? ¿Qué funciones tiene? 

¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos o PMO? 

Una Oficina de Gestión de Proyectos (OGP) o, también conocida por sus siglas en inglés, PMO (Project Management Office) es un organismo o departamento dentro de una empresa que dirige, administra, controla y ejecuta los diferentes proyectos que se realizan en una empresa. 

Tipos de PMO  

El PMI (Project Management Institute) distingue tres tipos de oficina de gestión de proyectos: la oficina de apoyo, de control y la oficina directiva.   

PMO de apoyo  

La oficina de apoyo como su propio nombre indica, proporciona asistencia en los diferentes proyectos cuando es necesario. Además, facilita la gestión de los proyectos dando soporte en metodologías y asesorando sobre buenas prácticas de cara al correcto desarrollo de las tareas. Asimismo, facilita plantillas y herramientas para gestionar eficientemente el proyecto. Este tipo de PMO tiene un control bajo de los proyectos.  

PMO de control  

Es la encargada de supervisar y monitorizar la evolución que tienen las tareas y proyectos a través de una serie de indicadores o KPIs. Estandariza los procesos y mecanismos de gestión utilizados buscando el control de procedimientos, actividades y prácticas dentro de la empresa. De la misma manera que la oficina de apoyo, la de control facilita metodologías, plantillas y herramientas para una correcta gestión. Esta oficina asume un control moderado en los proyectos.  

PMO directiva  

La responsabilidad sobre el éxito o el fracaso incide directamente en la Oficina directiva, tiene un control total sobre el proyecto. Tiene las funciones de una oficina de apoyo y de control en los proyectos, sin embargo, va más allá asumiendo la dirección de los proyectos. Tiene el control y la responsabilidad de cumplir con los objetivos marcados, así como también gestiona los recursos y el personal de la organización y, favorece el desarrollo de competencias y la capacitación del personal. 

El tipo de oficina de gestión deberá elegirse en función de las necesidades de la empresa y el proyecto, teniendo en cuenta aspectos como el alcance, la capacidad para gestionar proyectos de la propia empresa, su tamaño y el sector en el que opera. Lo que está claro es que no existe una única solución para todas las entidades y es necesario evaluar las necesidades antes de implementar un tipo u otro. 

Funciones de la PMO en la Gestión de Proyectos 

Una Oficina de Gestión de Proyectos tiene diferentes funciones en base al de control que tenga sobre los proyectos que gestiona y los tipos de oficina que existen. Entre las funciones más comunes encontramos: 

  • Dirección y Gestión. Gestionar los recursos compartidos por todos los proyectos para lograr los mejores resultados en cada uno de ellos. Dirigir proyectos si es necesario. 
  • Estandarización. Apoyar en el desarrollo de políticas, procedimientos, plantillas, mejores prácticas, metodologías y herramientas necesarias para homogeneizar los procesos de gestión de todos los proyectos y adecuadas a cada organización. 
  • Apoyo y gestión del cambio. Entrenar y orientar a la dirección de proyectos y apoyar en la gestión de la resistencia al cambio organizacional, la gestión de interesados del proyecto y coordinar las comunicaciones necesarias con todos estos. 
  • Gestión del conocimiento y Talento. Capturar lecciones aprendidas en un repositorio global de todos los proyectos para transformarlas en conocimiento y aprendizaje colectivo. Desarrollar las capacidades y competencias de los recursos para optimizar su desempeño. 
  • Seguimiento, control y reporting. Medir, evaluar y reportar el estado de la cartera de proyectos de manera global e individual de cada proyecto, tanto en alcance, coste y plazo. Monitorear el cumplimiento de los estándares mediante auditorías de proyectos. 

¿Por qué utilizar una Oficina de Gestión de Proyectos en nuestra empresa? 

En un entorno cambiante es imprescindible ser flexible y rápido en la toma de decisiones. Es por eso por lo que, tener una buena gestión empresarial y de proyectos es crucial para tener éxito y cumplir los objetivos estratégicos marcados por la empresa. A parte de lo ya mencionado, una PMO puede proporcionar grandes beneficios como: 

  • Ayuda a crear y mantener un listado de todos los proyectos, integrándolos con los objetivos del negocio. 
  • Garantiza la uniformidad en la gestión y ejecución del proyecto, mediante la adopción de un marco metodológico. 
  • Permite compartir los recursos de forma óptima, desarrollando las competencias de gestión de proyectos del personal. 
  • Favorece la comunicación, y asegura la aportación de información objetiva de manera rápida, entregada y entendida 
  • Permite detectar de manera anticipada los problemas en proyectos, minimizando proyectos fallidos y maximizando el éxito. 
  • Favorece la Gestión del cambio, ofrece apoyo y gestión en el proceso de cambios organizacionales. 

Si quieres sabes más sobre herramientas y  metodologías utilizadas en la gestión de proyectos no dudes en seguir leyendo nuestro blog.

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