Ventajas del uso de un gestor documental

En la era de la digitalización y automatización hay distintos aspectos que una empresa puede mejorar. Existen distintos síntomas, que una vez detectados en una compañía, indican la necesidad de implantar un gestor documental. Cada año, las empresas almacenan mayores cantidades de documentos lo cual puede llegar a complicar el trabajo diario. Gracias al avance y desarrollo de la tecnología, los gestores documentales incluyen técnicas punteras que mejoran la productividad y ahorran costes a las empresas. A continuación, enumeraremos las ventajas del uso de un gestor documental analizando los problemas que solucionan a las empresas.

Aspectos que mejora el uso de un gestor documental

• Falta de espacio físico: mantener documentos físicamente implica tener un archivo en el cual poder almacenarlos y ordenarlos. Con el paso del tiempo, es probable que dicho archivo se quede pequeño y no dispongamos de más espacio físico. Un gestor documental almacena los archivos, bien en un servidor propio o bien en la nube, liberando espacio físico que puede ser utilizado para otros fines.
• Pérdida de tiempo escaneando: normalmente los gestores documentales están integrados con los escáneres para realizar la digitalización desde el mismo programa. De esta forma, los usuarios ven reducidos los tiempos de escaneado y su posterior ubicación del archivo en el repositorio de carpetas.
• Pérdida de documentos: otra de las mejoras es que se reducen las posibilidades de perder documentos. Esta muy relacionado con el punto anterior ya que los usuarios son capaces de digitalizar mayores cantidades de documentos en menores tiempos reduciendo así la posibilidad de perder alguno en el proceso. Además, este tipo de programas son capaces de monitorizar nuestras bandejas de entrada para descargar directamente los archivos adjuntos si así lo deseamos.
• Excesivo tiempo buscando documentos o información: es muy habitual que “perdamos” mucho tiempo buscando cierta información y no encontremos el documento pertinente. Bien porque tengamos documentos físicos y digitales y tengamos que buscar en ambos archivos o bien porque no podamos buscar información interna de los documentos. Los gestores documentales cuentan con potentes motores de búsqueda que buscan coincidencias tanto en títulos como en contenidos del documento, notas adicionales etc. reduciendo notablemente los tiempos de búsqueda de información.
• Excesivo tiempo en el proceso de aprobación de documentos: los gestores documentales incluyen ciclos de trabajo y aprobación para realizar validaciones de los mismos. Mediante notificaciones por correo a los usuarios involucrados se consigue agilizar el proceso de validación de documentos.
• Sostenibilidad: finalmente una de las ventajas intrínsecas al uso de un gestor documental es el ahorro en papel y obtener una oficina sostenible con el medio ambiente.

Características de un gestor documental

Para solucionar los problemas anteriormente mencionados, los DMS (Document Management System) se basan en las siguientes tecnologías y características:

• OCR: son las siglas de optical character recognition y hacen referencia a la capacidad del sistema de reconocer los caracteres digitalizados. Además mediante plantillas, podemos definir qué es cada conjunto de caracteres, como por ejemplo, describir zonas del texto donde previamente sabemos que encontraremos, por ejemplo, el número de factura, el nombre del proveedor/cliente, la cantidad total, etc. El OCR ayuda, tanto a la clasificación y extracción de metadatos de un documento como a la posterior búsqueda de información, ya que reconocerá contenido en los documentos.
• Inteligencia Artificial: esta tecnología también ha llegado a los DMS. En algunos casos, no es necesario la configuración de plantillas de documentos para extraer e identificar los campos del mismo. Mediante IA, el programa es capaz de identificarlos automáticamente. En añadido, si en algún caso es el usuario el que introduce un campo manualmente, la Inteligencia Artificial hará que el programa aprenda para los próximos casos similares que se le aparezcan, y por tanto irá reduciendo el numero de documentos necesarios a supervisar por los usuarios.
• Integración con clientes de correo electrónico: como se ha comentado previamente, algunos DMS son capaces de monitorizar bandejas de correo electrónico para realizar la descarga automática de los documentos adjuntos que nos lleguen. Este tipo de herramientas ayudan en la automatización de tareas manuales que aportan poco valor a la empresa.
• Flujos de aprobación: es posible configurar flujos de trabajo para que, ciertos usuarios aprueben determinados documentos, por ejemplo facturas que superen una determinada cuantía. Son notificados y de forma rápida dan su visto bueno o rechazan el documento en cuestión. En este sentido en función del DMS elegido podemos realizar las aprobaciones de documentos a través del propio gestor documental, de una App o de nuestro cliente de correo habitual.
• Integración con firma electrónica: integración con sistemas de firma electrónica para la captura de datos biométricos. 
• Verificados por la Administración pública: la digitalización de documentos tiene que cumplir unos requisitos para que, por ejemplo, la Agencia Tributaria los considere válidos. Uno de estos requisitos, marcados por el BOE, es el número mínimo de píxeles por pulgada o ppp que actualmente se encuentra fijado en 200. Además, también se exige que sea el gestor documental el que escanee una factura en papel, por ejemplo, para digitalizarla. De esta forma se garantiza la integridad del documento, es decir, que no haya sido modificado antes de guardarlo. Por el contrario, en caso de recibir facturas por correo electrónico (situación cada vez más habitual), será el gestor documental el que monitorice nuestras bandejas de entrada para guardar las facturas. El software almacenará la dirección de correo del emisor y el asunto del correo en cuestión. Los DMS que cuentan con estas característica hacen que nuestra documentación digitalizada tenga validez ante la agencia tributaria y que por tanto no obliga a guardar la documentación en papel, lo que sin duda alguna supondrá un ahorro de espacio y de tiempo de clasificación y archivado.

Acabamos de las ventajas del uso de un gestor documental en las empresas y si te ha parecido interesante este artículo no dejes de visitar el blog de nuestra web TAKTIC donde podrás encontrar otros posts que pueden ser de tu interés.