Firma electrónica: qué es y por qué la necesitas

Recientemente en este blog hemos hablado de los gestores documentales y de los ERP. Estos post están relacionados tanto con la digitalización de la información como con la automatización de procesos y la tendencia cada vez más acuciada de eliminar el papel de nuestro día a día para ser más ecológicos. Otra operativa en la que también se ha mejorado en los últimos años es en la firma de documentos. A continuación vamos a abordar el tema de la firma electrónica: qué es y qué beneficios aporta.

Firma electrónica: qué es

La firma electrónica o e-firma es el conjunto de datos electrónicos que acompañan o que se asocian a un documento electrónico. Sus funciones son las siguientes:

• Identificar al firmante
• Verificar la integridad del documento firmado
• Asegurar el no repudio del documento firmado

Tipos de e-firma

Actualmente la firma electrónica es una metodología que tiene validez y está judicialmente reconocida:

• Firma básica: es el método de firma más sencillo que existe, ya que consiste únicamente en pulsar un botón para aceptar unas condiciones o introducir un PIN. Este método de firma tiene carencias considerables si se usa con documentos muy vinculantes. No se garantiza la autenticación del firmante, es decir, no podemos asegurar que el firmante sea el que dice ser o el que queramos que sea.
• Firma avanzada: surgió para solucionar el problema de autenticación de la firma básica. Según el artículo 3 del BOE de la ley 59/2003, del 19 de diciembre, la firma electrónica avanzada debe identificar al firmante, detectar cambios ulteriores y que quede vinculada al firmante de manera única.
• Firma cualificada o reconocida: se trata de una firma avanzada pero basada en el uso de certificados digitales y realizada mediante dispositivos seguros. Se considera igual que la firma manuscrita, por lo que no es necesario presentar ningún documento probatorio.

Usos de la firma electrónica en empresas

Para las empresas, el uso de un software de firma electrónica puede mejorar la operativa en distintas casuísticas, ya que puede tener distintas áreas de aplicación. A continuación, presentamos una serie de ejemplos de casos de uso:

• Firma de propuestas/presupuestos o contratos: gracias a un software de firma electrónica somos capaces de firmar o enviar para firmar nuevas propuestas comerciales. Además, podremos firmar dicha propuesta en cualquier lugar gracias a la movilidad que permite este tipo de aplicativo.
• Firma de acuerdos de confidencialidad: este tipo de documentos son muy habituales en las relaciones y acuerdos entre distintas organizaciones para garantizar la seguridad de la información compartida y evitar filtraciones públicas de datos privados. Por otro lado, estos documentos suelen firmarse en el momento de contratación de nuevos empleados.
• Entrega de equipos de oficina o EPIs: es muy habitual también que tras una nueva alta de empleado se le entregue un ordenador o un conjunto de protección para la realización de su trabajo de forma segura, dependiendo del sector de la empresa. En estos casos se suele requerir de una firma del empleado para confirmar dicha entrega y garantizar la devolución del material en el futuro.
• Firma del consentimiento médico informado: en el sector sanitario, un paciente firma este documento antes de una intervención quirúrgica o al iniciar un tratamiento al que se va a someter. En dicho documento se informa de los objetivos del tratamiento, riesgos, etc.
• Firma de facturas: a pesar de no ser obligatorio, la expedición de facturas electrónicas es cada vez más habitual. Es una opción elegida para agilizar el proceso, reducir el uso de papel, etc. Mediante la firma electrónica avanzada se pueden firmar estas facturas manteniendo la digitalización en todo el proceso.

Motivos para tener un software de firma electrónica

• Optimizar el proceso de firmado de documentos. Desde un programa de este tipo podemos enviar documentos a los firmantes por correo electrónico, evitando desplazamientos innecesarios. El firmante accede al documento y puede firmar directamente sobre la pantalla de su smartphone o con el ratón de su ordenador. Posteriormente, obtenemos el documento firmado y el documento probatorio. En muy pocos minutos dispondremos de un documento firmado válido a todos los niveles. Es posible además establecer el flujo de firmas si más de un firmante es requerido, configurando un proceso de firma paralelo o secuencial en el cual hasta que no firme el primero, el siguiente firmante no recibirá el documento. Además, existen aplicativos de este tipo que ofrecen la opción de agregar el envío de un código OTP (One time password) mediante SMS antes de firmar. De esta forma se realiza una doble verificación de la identidad.
• Seguimiento del estado de los documentos. Tras enviar un documento para firmar, se realiza el seguimiento del mismo. Podemos controlar en cualquier momento qué documentos ya se han firmado y cuáles están pendientes.
• Seguridad y validez jurídica. El documento y el proceso son válidos y vinculantes. En caso de algún litigio, el documento probatorio recoge todas las evidencias del proceso de firma. Desde la fecha y hora de firma, la versión del navegador que se usó, la dirección IP del dispositivo desde el cual se firmó, etc.
• Eliminación del papel. Este es otro de los aspectos importantes que mejora el uso de un software de firma electrónica. Se tiende a tener unas oficinas y unos procesos de trabajo 100 % digitalizados, colaborando de esta forma con la sostenibilidad del medio ambiente.
• Integración con sistemas propios. Finalmente, estos aplicativos no tienen por qué estar separados de nuestro ecosistema IT. Habitualmente proporcionan una API para realizar la integración con los sistemas propios, comoel ERP, el DMS o la web de la compañía. Se obtiene así un proceso integral y completo.

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