Productividad personal: Matriz de Eisenhower

Seguramente ahora que comenzamos un nuevo año uno de los objetivos de la larga lista que nos proponemos año tras año sea el de “ser más productivo”. La productividad personal es algo que se aprende a lo largo de los años y no algo con lo que nacemos, pero ¿Cómo mejorar mi productividad personal?

En este post anterior hablábamos de hábitos que debemos incorporar en nuestro día a día para ser más productivos. Sin embargo, esto de adquirir hábitos a veces se hace cuesta arriba. Por ello, y para empezar bien el año, te vamos a dar una herramienta para empezar a mejorar tu productividad personal, la Matriz de Eisenhower. Asimismo, mejorará la productividad de tu equipo y la de tu empresa.

Productividad personal, ¿Qué es? ¿Cómo mejorarla?

Sabemos medir la productividad en términos económicos pero cuando se trata de la productividad personal o laboral es más complicado. Nuestras circunstancias personales afectan a nuestra productividad. Por ejemplo, si pasamos por un periodo de estrés seremos menos productivos.  Otro problema de cara a medir nuestra propia productividad es que nadie nos enseña a ser productivos o a trabajar en ello.

Para ser productivo es necesario organizarse bien. Muchas veces nos dejamos llevar por la planificación y hasta que no está todo perfectamente organizado no empezamos a ponernos manos a la obra. Sin embargo, a pesar de tener todo organizado no llevamos las tareas a cabo. No podemos desgastarnos antes de tiempo, por eso la planificación debe ser una herramienta útil pero con la que no desaproveches tus valiosas horas.

Matriz de Eisenhower: ¿Qué es?

La Matriz de Eisenhower es una herramienta para la gestión del tiempo o, mejor dicho, para la gestión de tareas. Sirve para distinguir o clasificar las tareas en función de dos variables: importancia y urgencia. El objetivo principal de esta herramienta es ayudar a priorizar tareas clasificándolas en los cuatro cuadrantes que forman la matriz. Con ella puedes mejorar tu productividad personal y la de tu equipo.

Eisenhower fue un político estadounidense que destacó por su capacidad para administrar el tiempo y su visión para fijar objetivos.

 “What is urgent is seldom important and what is important is seldom urgent.” – Dwight D. Eisenhower

Productividad personal: ¿Cómo usar la matriz?

Para construir la matriz debemos dividirla en cuatro cuadrantes y dos ejes. En el eje vertical situaremos la variable importancia, ¿cómo de importante es una tarea?. Por otro lado, en el eje horizontal dispondremos la variable urgencia, ¿cuál es el grado de urgencia de cada tarea?

Una vez tengamos las variables de los ejes debemos situar las tareas según los criterios ya mencionados. Obtendremos cuatro cuadrantes en los que catalogamos las tareas pendientes.

• Primer cuadrante: Tareas urgentes e importantes

Estas son aquellas que deben completarse primero y que, normalmente, no es posible delegarlas. Pueden ser tanto problemas que surgen de improviso como actividades más cotidianas con las que tenemos que cumplir. 

• Segundo cuadrante: Tareas importantes y no urgentes

Para las tareas correspondientes a este cuadrante no tenemos un plazo próximo concreto. Por ello, decimos que no son urgentes pero sí importantes. Son tareas que hay que sacar adelante pero que podemos programar para una fecha más lejana, a largo plazo.

• Tercer cuadrante: Tareas urgentes que no son importantes

Estas tareas suelen ser rutinarias y es necesario completarlas en el corto plazo. Sin embargo, son cometidos que podemos clasificar como no importantes. En este cuadrante situamos aquellas que podemos delegar en el equipo. No son importantes pero deben completarse en un breve periodo.

• Cuarto cuadrante: Tareas no urgentes y no importantes

Estas tareas suelen ser las que nos distraen de lo verdaderamente importante. No son ni urgentes ni importantes y muchas veces les dedicamos mucho más tiempo del necesario. Nos hacen perder el foco de las que sí son verdaderamente urgentes e importantes. Por ello, eliminaremos cada una de las tareas que clasifiquemos en este cuadrante.

Con estas pautas para construir tu matriz podrás organizar y priorizar tu trabajo periódicamente de manera rápida y eficaz mejorando tu productividad. La matriz sirve de gran ayuda como apoyo visual, ya que nuestro cerebro procesa mucho mejor aquello que vemos y observamos.  Poco a poco no necesitarás de este apoyo y la priorización de tareas será uno de tus puntos fuertes dentro de tu equipo.

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