Por qué implantar un CRM de gestión comercial

¿Los datos de los clientes y sus respectivos contactos no están centralizados, actualizados y/o unificados? ¿Conoces el historial de interacciones con el cliente? ¿Puedes establecer una previsión de cierre de ventas y grado de cumplimiento de objetivos? Si te sientes identificado con alguna de estas situaciones y no sabes cómo solucionarlo, no te pierdas este post porque podemos ayudarte. En TAKTIC somos especialistas en el asesoramiento y búsqueda de soluciones de transformación digital como CRM de gestión comercial, un software que te ayuda a potenciar la productividad de tu equipo comercial y a mejorar el servicio al cliente.

Escasa digitalización del equipo comercial y de los procesos comerciales 

Aunque parezca raro, en plena era de la automatización digital, en la que nos están hablando de Industria 4.0, IoT, IA, etc., aún existen departamentos comerciales que gestionan sus procesos de venta con papel o boli o de forma manual con Excel.

Cuando las empresas no tienen digitalizados los procesos comerciales, los equipos de ventas tienen que “improvisar” y autogestionarse para satisfacer sus necesidades y las de sus clientes. Esta situación da lugar a situaciones como las siguientes:

Datos desactualizados y accesibles solo para una parte del personal

En muchas ocasiones, el único que dispone de todos los datos actualizados del cliente y de toda la documentación relacionada con la propuesta es el comercial de la cuenta.

Desconocimiento acerca del historial de interacciones 

Cada persona que contacta con el cliente tiene su parte de información. Sin embargo, nadie, ni siquiera la dirección de la empresa, dispone de toda la información necesaria para conocer de manera integral la situación con un cliente. Y, aunque se recurra al histórico de mails, facturas, pedidos y llamadas, no se tendrá la seguridad de contar con toda la información del cliente ni de que esta esté actualizada.

Falta de estandarización de documentos 

Al preparar una propuesta comercial, no se suele seguir la misma metodología ni se utiliza la misma plantilla. Por lo tanto, dependiendo del comercial que la elabore, el cliente recibirá un tipo de documentación y servicio. Será el comercial el encargado de hacer una buena propuesta y seguimiento sin ningún tipo de supervisión.

Si, finalmente, el cliente acepta la propuesta, los pedidos y la documentación requeridos le llegarán por diferentes fuentes con formatos distintos. Además, es posible que la información esté incompleta o deba ser “descifrada” antes de realizar el servicio.

Criterios económicos no definidos ni pautados

Los criterios económicos de las propuestas comerciales estarán a la libre elección del comercial. También es posible que haya que recurrir a llamadas o intercambio de mails para conseguir la autorización de los criterios económicos antes de hacer llegar la propuesta comercial al cliente. Y, además, solo el comercial conocerá la última oferta que ha hecho llegar al cliente.

Gestión manual de la agenda

Los comerciales tienen que agendarse los recordatorios en el calendario de forma manual. Además, de ellos depende hacer un buen seguimiento y prestar un buen servicio de atención al cliente.

Principales problemas para la empresa

Estas deficiencias en los procesos comerciales impactarán directamente en la imagen y rendimiento de la empresa. Concretamente, afectarán a factores como:

• Datos de clientes incompletos o desactualizados
• Mala gestión documental
• Pérdida de información y trazabilidad hacia el cliente debido a la falta de un comercial
• Pérdidas de tiempo en las gestiones
• Poca visibilidad sobre las ofertas presentadas a los clientes y su estado
• Imposibilidad de tomar acciones de mejora al no conocer el motivo de pérdida de las ofertas
• Mala imagen de la empresa
• Posibles errores con el cliente

La solución: CRM de gestión comercial

Como hemos mencionado en entradas anteriores de este blog, la implantación de un CRM puede ser la solución. Un CRM es el software que nos va a permitir gestionar nuestras relaciones con los clientes, centralizando en un único lugar todas las interacciones que tengamos con ellos.

Pero la implantación de un software, en este caso un CRM, no es fácil, ya que previamente hay que mejorar los procesos y definirlos claramente. Asimismo, debemos conseguir que el software ayude a seguirlos.

En TAKTIC te ayudamos a la puesta en marcha de un CRM, a detectar las necesidades y a priorizarlas. Además, te acompañamos en la búsqueda de las soluciones tecnológicas que mejor se adapten a tus casuísticas y procesos. Pero no sin antes mejorar el flujo de ventas y estandarizar los procedimientos en caso de ser necesario.

¿Cómo digitalizar el proceso comercial?

A la hora de digitalizar el proceso comercial, debemos seguir estos pasos:

1. 1. En primer lugar, identificamos los usuarios clave de los departamentos involucrados directamente con el cliente, como ventas y marketing.
   2. Recogemos las expectativas de los diferentes departamentos involucrados en el proyecto. Posteriormente, las alineamos y consensuamos con la dirección.
   3. Antes de pensar en soluciones tecnológicas, proponemos un plan de mejora que permitirá hacer un análisis profundo del proceso comercial y ayudará a identificar las deficiencias. De esta manera, podemos corregirlas antes de implantar la solución tecnológica precisa.
   4. Una vez que los procesos se han optimizado y funcionan correctamente y todo el personal de la organización está alineado, te ayudamos a identificar los requerimientos funcionales que deberá cumplir la herramienta con la que trabajarán los equipos comerciales, el departamento de marketing y cualquier otro departamento que esté en contacto directo con el cliente.
   5. Tras varias sesiones, se consigue un listado completo de especificaciones de todos los servicios solicitados por los usuarios. Este listado se remitirá a los partners con el objetivo de encontrar el CRM que mejor cumpla con tus necesidades y requerimientos.
   6. Una vez seleccionado el CRM más adecuado, realizamos el acompañamiento durante las fases de análisis y puesta en marcha que incluye una estrategia de capacitación y formación previa.

¿Qué conseguimos con la implantación del CRM de gestión comercial?

Con la digitalización del proceso comercial y la implantación de soluciones CRM conseguiremos una mejor gestión de los recursos y operaciones comerciales, lo que se transformará en un aumento de la eficiencia (reducción de costes) y de la calidad de servicio al cliente (fidelización e incremento de ventas/facturación).

¿Quieres mejorar la gestión comercial de tu empresa?  En TAKTIC somos expertos ayudando a empresas digitalizando sus departamentos comerciales. ¿Te ayudamos?