Gestión integrada en Centrales de Compra

Las Centrales de Compra conforman una fórmula comercial que permite, a quienes se asocian, competir en el mercado sin perder la titularidad de sus negocios, comprar mejor gracias a la agregación de un mayor volumen de compra y acceder a servicios cuyos costes no son asumibles individualmente. Una de sus particularidades es que cada centro de trabajo, almacén o punto de venta asociado se encuentra en una población distinta. Aunque los asociados estén dispersos geográficamente, todos deben tener acceso a la información de la agrupación. Por esa razón, es aconsejable desarrollar un sistema de comunicación interno ágil, dinámico y económico para la gestión integrada en Centrales de Compra.

Para ello, además de las reuniones y el contacto telefónico, deben utilizarse medios como el correo electrónico, las videoconferencias, el newsletter o la intranet corporativa. La intranet corporativa se ha convertido en un instrumento imprescindible en todas las Centrales de Compra. Se trata de una red privada a través de Internet a la que sólo pueden acceder los asociados mediante una clave de acceso. De este modo, les permite compartir los sistemas de información y sistemas operacionales de la Central.

A través de los Sistemas de Información, la tecnología de la Central se pone al servicio de la estrategia, apoyando las operaciones, la administración y la toma de decisiones.

¿Por qué es necesaria la gestión integrada en Centrales de Compra?

Disponer de un potente sistema de información proporciona enormes ventajas a los gestores de la Central, aunque nunca son la solución a los problemas de gestión de la agrupación. Es fácil encontrar directivos que piensan que para solucionar sus carencias se debe implantar un “programa informático” que mejorará su capacidad de análisis, planificación, ejecución y control. Nada más lejos de la realidad. Los Sistemas de Información sólo son una serie de herramientas que facilitan el desarrollo de las tareas de los profesionales para alcanzar los objetivos de la organización.

Las principales razones que frenan la implantación de un Sistema de Información en las Centrales de Compra suelen ser la inversión necesaria, el desconocimiento de la tecnología que es más adecuada a cada caso, la rutina en los procesos y el conformismo de los gestores que les lleva a resistirse al cambio.

Actualmente, los SI están presentes en todas las actividades o procesos que realiza una empresa. Han pasado de ser una herramienta de apoyo a ser un sistema estratégico imprescindible en cualquier empresa. Pero ¿por qué son tan importantes? Porque, además de ayudarte en la gestión integrada en Centrales de Compra, se encargan de revisar, evaluar y apo­yar con las herramientas y recursos necesarios en la transmisión del conocimiento en la organización, apoyando el desarrollo de la estrategia.

Funciones del Sistema de Información

El área de Sistemas de Información se centra en tres funciones principales que incluyen diversas actividades. Muchas de ellas interrelacionan al departamento de Sistemas de Información con el resto de departamentos de la empresa. ¿Cuáles son estas funciones?

Almacenar información

Dentro de la función de almacenar información, se dedica especial atención a las bases de datos de la empresa (bases de datos de producto, asociados, tiendas, …) y a la gestión de toda la información relacionada con la Central.

Alinear a todos los asociados

Otra de sus funciones consiste en alinear a todos los asociados en la utilización de métodos y herramientas comunes. Para ello, es necesario implementar un sistema integrado de gestión o ERP (Enterprise Resource Planning). Este actuará como los cimientos de una casa, permitiendo “crecer” de forma sólida y firme a la organización. De esta manera, toda la información de la empresa se guarda, vincula y gestiona a través de una única base de datos y mediante diferentes herramientas analíticas los gestores pueden obtener información detallada y en tiempo real de su organización para utilizarla en el proceso de toma de decisiones.

Homogeneizar el software entre los asociados y complementarlo con aplicaciones de nicho que potencien ciertas áreas ayudarán en la transmisión de la información y en la eficiencia del grupo.

Para optimizar su funcionamiento interno, la Central y sus miembros deben alinear todos sus procesos operativos en una misma dirección. Por ello, en el caso de las Centrales, esta necesidad es más importante. En este sentido, existen dos posibilidades:

• que todos utilicen las mismas herramientas de gestión, lo que es menos habitual
• que se integren los diferentes sistemas utilizados por los asociados, lo que exige compartir la información. Esta es la solución más sencilla.

Además de los sistemas de gestión, existen otros servicios y aplicaciones como la gestión de la intranet corporativa, la prestación de servicios TIC para los asociados, la contratación de los servicios web necesarios para el funcionamiento de las aplicaciones de la organización, la gestión del website del grupo, el acercamiento al e-business mediante plataformas B2C o B2B, así como los servicios de asesoría y formación en esta área dirigidos a todos los asociados. Todos ellos completarán la oferta de la central para maximizar los servicios y disponer de herramientas para ser más productivos y competitivos.

Informar

El tercer gran bloque de actividades tiene por objetivo cumplir la función de informar. Para ello, el departamento de SI debe proporcionar a los diferentes departamentos toda la información relativa a los indicadores del Cuadro de Mando, así como todo tipo de estudios y estadísticas relacionadas con la Central, con cada uno de los asociados que la componen, con sus proveedores y con sus clientes.

En este punto, las herramientas de business intelligence permiten el análisis y seguimiento de todos los indicadores de la central, tanto operadores como estratégicos (control de stock, métodos de aprovisionamiento, control de obsoletos y devoluciones, optimización de niveles de stocks…), la gestión logística (organización de rutas de transporte, evaluación de costes,…), el control exhaustivo sobre el ciclo de compras y ventas o el control financiero. Todo ello dará una visión global del grupo facilitando la toma de decisiones.