Principales errores durante la implementación de un ERP

¡Ya hemos firmado el proyecto!, y además hemos sido capaces de no cometer los errores previos a la implementación de un ERP, que ya mencionamos  en un post anterior.  Tengamos claro que a lo largo del proceso de implementación nos vamos a encontrar con múltiples problemas, tengamos claro que un proyecto de este tipo es complejo, merece una seria dedicación por parte de todos y en ocasiones puede ser traumático. Conocer cuáles pueden ser los principales errores durante la implementación de un ERP puede ayudar a evitar que se produzcan determinados problemas. 

Los problemas o errores más comunes que nos vamos a encontrar a lo largo del proyecto de implementación de un sistema podrían englobarse en tres grandes bloques (cada uno de ellos lleno de sus múltiples problemas), que vamos a poder detectar desde el día anterior a la sesión de inicio de proyecto.

DIA -1:

La reunión de inicio de proyecto está a punto de comenzar y tenemos a todo el equipo de trabajo motivado y con ilusión de comenzar esta nueva aventura, para muchos es una oportunidad de crecimiento en la empresa, de cambio, de poder mejorar la forma de trabajar de la empresa, pero para otros puede ser que este proyecto sea una amenaza, un cambio en la forma de hacer las cosas que tan controladas y tan buen resultado nos han dado durante tantos años.

He aquí uno de los principales problemas a la hora de abordar un proyecto de este tipo, la gestión del cambio.

Problema número 1: La gestión del cambio

Para los proyectos de este tipo, y tirando de manual siempre se habla de procesos, personas y tecnología. Aunque muchas empresas se olviden de ello, sin lugar a dudas, la parte clave de este triángulo son las personas.

Las personas son las que van a dedicar su esfuerzo, aplicar su conocimiento y conseguir contagiar al resto del equipo su ilusión (o su pesimismo), por ello es necesario un líder que motive, que consiga que el equipo de trabajo y que los usuarios finales sean parte del proyecto, lo sientan como propio y estén convencidos de sus beneficios y por supuesto, de su éxito final.

DIA 0:

La reunión de inicio de proyecto ya ha comenzado, liderada por el partner implantador, en dicha reunión nos presentan nuevamente el alcance del proyecto, una planificación bastante ajustada (posiblemente queramos ponernos en marcha el 1 de enero y esta reunión tendría que haber sido hace 3 meses), un calendario con sesiones presenciales que van a ocupar mis próximos 2 meses, todo esto me hace que esa ilusión inicial se vaya convirtiendo en un poco de preocupación, de hecho empieza a hacer calor en esta sala, por favor… ¡¡¡QUE ALGUIEN ENCHUFE EL AIRE!!!.

Empiezo a notar otro problema, ya solo veo: fechas, recursos, disponibilidades, hitos, documentos, validaciones, en resumen: la gestión del proyecto.

Problema número 2: La gestión del proyecto

Lo primero es que la planificación no es solo tarea del partner implantador, es tarea del equipo de trabajo, constituido por cliente y proveedor. Es necesario definir las funciones de cada participante, el calendario de actuación y la planificación de tareas e hitos, todo ello, de forma conjunta y realista.

La metodología de implementación es clave: ¿será un proyecto clásico waterfall, aplicaremos mayor flexibilidad en los trabajos?, ¿como va a ser la documentación?, ¿como vamos a comunicarnos todo el equipo?, ¿que tipo de reuniones de seguimiento se establecerán?, ¿de que modo se completan y validan los hitos?, ¿tendremos planes de formación, de pruebas?,  todos estos aspectos deben estar claramente definidos y entendidos por el equipo antes de comenzar las primeras sesiones.

DIA 1:

Ya tenemos un calendario, ajustado, pero realista, sé que hay mucho trabajo por delante pero el esfuerzo va a merecer la pena, ya que el nuevo sistema que vamos a implantar va a solucionar todos mis problemas, ¿o no es así?. Después de las primeras sesiones de análisis empiezo a atisbar un nuevo problema, resulta que el sistema ERP que vamos a poner, no hace todo lo que los usuarios piden. ¿o estarán pidiendo algo que no hemos comprado?, resulta que el estándar no hace esto, o no hace aquello, y empiezan a salir los sobre-alcances que encarecen y retrasan el proyecto.

Vamos, que tenemos otro problema: la gestión de expectativas.

Problema número 3: La gestión de expectativas

Un proyecto de esta envergadura suele tener un coste monetario considerable, pero este elevado coste no es motivo para pensar que el  nuevo sistema va a hacer infinidad de tareas que no tiene porque hacer. Si hemos realizado bien el trabajo previo a la adquisición de un sistema ERP, deberíamos tener claro lo que hace y lo que no hace el nuevo ERP, deberíamos saber lo que nos va a aportar una vez comencemos a funcionar y lo que no vamos a tener (por lo menos en este proyecto).

Es necesario adecuarse al alcance del proyecto, la aparición de sobre-alcances en el proyecto es síntoma de no haber hecho bien el trabajo previo, de no haber definido bien los requerimientos o de no haber elegido bien el producto o el partner implantador.

Debemos tener claro que a lo largo de la implementación de un sistema nos podemos topar con todo este tipo de problemas: tensiones con el personal, calendarios ajustados, fechas imposibles, documentos “infumables”, sobre-alcances “impagables”. Y el mejor paso para no encontrarnos con un problema, es evitar que ocurra.

Así, que si estáis en puertas de un proyecto de este tipo, ¡mucho ánimo y a equivocarse lo menos posible!