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Errores al iniciar un proyecto ERP

Ya comentamos en el anterior post Errores en la implementación de un ERP que debes evitar que existen una serie de errores que no debemos cometer a lo largo de un proyecto de implantación de un ERP, pero no nos olvidemos que estos errores no se nos van a dar una vez iniciado el proyecto ERP, sino mucho antes.
Estos errores que debemos evitar, en la fase previa a la implementación, de cara a que el ERP no se acabe convirtiendo en una fuente de problemas, tensiones y lamentos, los podemos detectar haciéndonos una serie de preguntas:

Preguntas que te ayudarán a evitar errores en la implementación de un ERP

Antes de comenzar con este tipo de proyecto, debemos de tener claro los procesos de la empresa, no olvidemos que el ERP no es más que la herramienta de ayuda, hay que tener claro que no es la solución a todos mis problemas, de hecho, mal planteada puede convertirse en un problema adicional a los que ya tengo. Piensa que si no eres capaz de definir un proceso de negocio (más o menos óptimo) el software no lo va a hacer por tí. Tú eres quien mejor conoce tú negocio, y por lo tanto quien sabe mejor que nadie las necesidades que te deben llevar a la decisión de comenzar un proyecto de este tipo, por lo tanto antes de acometer el proyecto, deberías hacerte las siguientes cuestiones:

¿Qué necesidades tengo?

Lo primero que tengo que hacer es determinar mis necesidades basándome tanto en mi situación actual, como en los objetivos que me he marcado. Preguntas del tipo: ¿mi sistema actual es suficiente?, ¿me servirá en el medio plazo?, ¿cuales son mis objetivos? :¿quiero vender más?, ¿subir mis precios?, ¿bajarlos?, ¿minimizar mis costes?, me ayudarán en la definición de mis necesidades.

¿Necesito un ERP para cubrir dichas necesidades?

En ocasiones las preguntas anteriores, nos dan unas respuestas que no tienen nada que ver con el ERP, no pensemos que una herramienta informática solucionará estos problemas, me ayudará a controlar y conocer más información y más adecuada, pero lo que haga yo con esa información, transciende del plano informático. En este punto debo hacer una análisis a alto nivel de las necesidades de mi empresa y convertir dichas necesidades en requerimientos. La comparación posterior de los requerimientos con las funcionalidades de un ERP son las que determinarán si lo que yo necesito es un ERP u otra cosa diferente.

¿Necesito ese ERP?

Una vez que tenemos claro que necesitamos un ERP debemos decidir cual de las soluciones que hay en el mercado se adapta mejor a mi problemática, para ello es necesario analizar con más profundidad y determinar los requerimientos de mi empresa a bajo nivel, es decir, con más nivel de detalle. No todos los ERP son iguales, unos funcionan mejor para unas cosas y otros para otras, por ello hay que decantarse por la herramienta que solucione el mayor número de requerimientos a bajo nivel (mejor dicho que solucione el mayor porcentaje de requerimientos críticos para mi empresa).

¿Que proveedor elijo?

Sé que necesito un ERP, tengo claro cual se adapta mejor a mi problemática, solo me queda decidir, de entre los diferentes proveedores de la solución el mejor para mi proyecto. ¿Me decanto por una gran firma, o por un partner más modesto?, ¿uno especializado en el ERP, u otro que me ayude con más soluciones?, el proveedor que elija tiene que tener experiencia contrastada tanto en la implementación de la solución como en la complejidad de mi sector, debe tener la capacidad suficiente para abordar el proyecto ERP, entender bien la problemática y ajustar su oferta de servicios a los requerimientos que cubren mis necesidades.

¿Que recursos tengo?

Cuando hablo de recursos no me refiero únicamente a los monetarios (siendo muy necesarios puesto que estos proyectos no suelen ser precisamente “baratos”), sino a mis recursos tanto de personal como de tiempo necesarios para afrontar el proyecto, por ello me debo cuestionar si los recursos de los que dispongo y los que necesito para abordar el proyecto ERP están suficientemente alineados.

¿Tengo el equipo interno de proyecto adecuado?

Hemos de tener en cuenta, que para el éxito de este tipo de proyectos es necesario como mínimo 4 tipos de perfiles:

  • Sponsor de proyecto: Es la persona que promueve el proyecto, tiene el poder de decisión final. Es quien determina si los objetivos marcados son cumplidos, debe asegurarse que en cada momento, se dispone de los recursos necesarios para la culminación del proyecto ERP.
  • Director de proyecto: Encargado de coordinar todas las áreas del proyecto, tendrá un conocimiento total a alto nivel de los procesos de la empresa, debe ser un líder, comunicador, con dotes de negociación, y que con su ejemplo motive e inspire a todo el equipo. Va a estar sujeto a mucha (y cuando digo mucha es mucha) presión desde el inicio del proyecto, y es la figura clave en el éxito o fracaso de la implementación.
  • Usuarios Clave por área: Exponentes máximos de cada Área de negocio de la empresa, de ellos derivan las necesidades de cada departamento y por lo tanto son los dueños de cada proceso en su área de actuación. Deben ser capaces de tomar las decisiones oportunas durante la fase de análisis y liderar a sus usuarios finales en las fases de formación, pruebas y validación previas a la puesta en marcha.
  • Usuarios Finales por área: Los verdaderos usuarios del sistema, los que finalmente lo van a hacer funcionar. Toda la potencia del sistema o todas las carencias las van a vivir en sus propias carnes. Su aportación en la fase de análisis es importante de cara a la usabilidad de la herramienta, pero no en la definición del proceso (para eso está el usuario clave o el director de proyecto).

¿Mi personal está involucrado o comprometido?

Los recursos destinados al proyecto ERP deben estar comprometidos con el éxito del mismo, aquí es muy recurrente recordar la “parábola” de la gallina y el cerdo que montan un restaurante, la gallina le dice al cerdo que el plato estrella serán los huevos fritos con jamón, a lo que el cerdo le responde, me temo que en ese proyecto tú estas únicamente involucrada y yo estoy plenamente comprometido.

¿Mi equipo estará disponible para el proyecto?

Tengo que planificar la disponibilidad de mi equipo para la realización del proyecto ERP, y no vale pensar que sacando ratos libres o quedándose 2 horas más al día vamos a sacar el proyecto. Mi equipo debería tener una dedicación “plena” al proyecto en los momentos que se les requiera. En función del perfil tendrá más o menos momentos requeridos, teniendo claro, que el director de proyecto debería tener una disponibilidad de 100% de su tiempo a lo largo de todo el proyecto y los usuarios clave deberían dedicar más del 50% en los momentos que se les requiera.
Y todo esto antes de empezar lo realmente divertido, que es el proyecto en sí. En siguientes entregas nos centraremos en los típicos errores de implementación de un ERP que se cometen durante el desarrollo del proyecto y una vez que este ha terminado.

Carlos Fiol Ayala
Carlos Fiol Ayala

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