Digitalización RRHH: Firma digital

¿El proceso de alta de un nuevo empleado en tu empresa es demasiado costoso? ¿Conlleva mucho tiempo recoger sus datos o su firma? Si esta situación te resulta familiar continúa leyendo este post. En TAKTIC somos especialistas ayudando a empresas con la digitalización de sus RRHH, su gestión documental y la firma digital. 

Escasa digitalización de los Recursos Humanos 

Cuando las empresas no tienen digitalizado su departamento de Recursos Humanos, una de las principales problemáticas que nos encontramos dentro de sus procesos habituales es el alta de un nuevo empleado. Muchas veces es muy costoso y es necesario invertir mucho tiempo en la recopilación de todos los datos para la creación de la ficha de empleado, la obtención de la firma en cada uno de los documentos administrativos y el posterior almacenamiento de todos los archivos.

Principales problemas de la escasa digitalización

Algunos de los problemas más habituales que nos encontramos en las empresas durante el proceso de alta de un empleado son:

• Tiempo escaso. Disponer de muy pocos días para obtener toda la documentación de los nuevos trabajadores, gestionarla y archivarla en regla antes del primer día de trabajo del nuevo empleado.
• Desplazamientos excesivos. En el caso de tener varias oficinas o sedes, aparece la necesidad de desplazar al empleado de Recursos Humanos a otros centros de trabajo para obtener las firmas y la documentación de los trabajadores.
• Mala gestión documental. Cuando las empresas tienen un número elevado de empleados existe la dificultad de gestionar y mantener la documentación correctamente. Es muy habitual que las empresas almacenen la información en carpetas compartidas en unidades de red, con los consiguientes problemas para realizar búsquedas de documentos, problemas de seguridad en el borrado de documentos, etc.

Conocer cuáles son los procesos de las empresas y su funcionamiento es imprescindible para solucionar los problemas en gestión documental. En este caso nos centraremos en el proceso de alta de un nuevo empleado. Un proceso básico pero que, si no es realizado correctamente, puede conllevar grandes ineficiencias en gestiones posteriores.

¿Cuál es el proceso de alta de un empleado? 

Para realizar el alta de un empleado es necesario hacer una serie de trámites establecidos por la Administración Pública. Estos trámites requieren la participación de la empresa y la del nuevo trabajador, por lo que a veces puede resultar un proceso tedioso de gestionar.

En primer lugar, es necesaria la inscripción de la empresa y la afiliación del trabajador en la Tesorería de la Seguridad Social. En segundo lugar, se debe comunicar la solicitud de alta del empleado con una antelación de hasta 60 días. Una vez formalizada el alta y verificados los datos en la Administración Pública, el último paso sería el registro y comunicación del contrato establecido. Para ello, será necesario entregar en un plazo de 10 días máximo la copia del contrato al SEPE. Es terminante que todos los documentos se entreguen debidamente cumplimentados y en el plazo correspondiente marcado por los organismos públicos.

Como puedes comprobar es un proceso que requiere un correcto manejo de la documentación y de los tiempos para poder llevarlo a buen término. La digitalización de los RRHH ofrece grandes beneficios en ahorro de costes y de tiempo.

¿Cómo digitalizar el alta de un empleado? 

En TAKTIC llevamos a cabo diferentes fases para detectar las necesidades y ofrecer la mejor solución a nuestros clientes en cuanto a gestión documental de sus Recursos Humanos. Los pasos a seguir serían los siguientes:

1. 1. En primer lugar, identificamos los usuarios clave de los procesos del departamento de RRHH para poder conocer todas las necesidades relacionadas con cada etapa del proceso de alta de un nuevo empleado.
   2. Una vez definimos cuáles son las necesidades y los usuarios clave detectamos las ineficiencias existentes a nivel global en la gestión documental de RRHH de la empresa para así encontrar la solución tecnológica que mejor se adapte y de respuesta a los problemas encontrados.
   3. Determinado el proyecto a abordar analizamos las diferentes herramientas del mercado para la problemática en gestión documental y firma digital para, posteriormente, recomendar la herramienta que mejor se adapte a la empresa y sus necesidades actuales y futuras.
   4. Además, identificamos los documentos que intervienen y que son necesarios para el alta de un empleado y los datos necesarios de cada uno de ellos para el correcto funcionamiento del proceso.
   5. Diseñamos e implementamos el proceso de recogida de firmas y almacenamiento de la documentación de cada empleado en un único archivo digital. El proceso debe permitir llevar un total seguimiento de cualquier contrato enviado a firmar digitalmente y controlar aquellos que ya han sido firmados o rechazados.
   6. Por último, realizamos el acompañamiento durante la puesta en marcha del proceso y seguimiento del rendimiento y ejecución del proceso. Si las competencias de los trabajadores son escasas establecemos una estrategia de capacitación y formación previa firma de los documentos y contratos para un correcto uso de las herramientas digitales.

 

¿Qué conseguimos con la digitalización de RRHH? 

Con la implantación de sistemas de gestión documental y firma digital encontramos mejoras en la localización y búsqueda de documentos reduciendo tiempos y consiguiendo un mayor rendimiento en su día a día. Además, eliminamos desplazamientos de personal a otros centros de trabajo para la entrega de documentos y la recogida de firmas, ahorrando una importante cantidad de gastos en desplazamientos y en horas no productivas invertidas. Asimismo, encontramos una importante mejora de imagen de cara al empleado contratado y a futuras incorporaciones.

Gracias al proceso de digitalización llevado a cabo con TAKTIC es posible la obtención de todas las firmas que son necesarias en cada documento. Además, es posible completar los archivos en el mismo día, ya que el proceso de firma que tiene que seguir cada empleado es muy sencillo e intuitivo. Esto permite a las empresas tener una correcta gestión documental lo que se traduce en un ahorro en tiempos y costes, mayor eficiencia en los procesos administrativos y, por tanto, mayor satisfacción de los empleados.

¿Quieres mejorar la gestión documental de los RRHH de tu empresa? Somos expertos ayudando a empresas digitalizando sus departamentos de RRHH ¡En TAKTIC te ayudamos!