Digitalización de empresas

La santa trinidad en la gestión de proyectos, siempre ha sido Procesos, Personas y Tecnología. La digitalización de empresas es un gran proyecto empresarial, un proyecto de cambio radical de la empresa, que como todo proyecto debe estar bien apoyado sobre esas tres patas y que va a estar motivado por una necesidad.

Digitalización de empresas: ¿qué pasos hay que seguir?

La Necesidad

Tengo la necesidad de Digitalizar mi empresa, pero ¿me he planteado por qué?

Cuanto más definas tu necesidad, más fácil será acertar con tu decisión final, pero, ¿esto pasa al digitalizar tu empresa?, ¿analizas a detalle tus necesidades antes de lanzar el proyecto de digitalización?, ¿conoces las tecnologías que pueden cubrir esas necesidades?, ¿podrás adaptar tus procesos?, ¿tienes las personas adecuadas? Entiendo que sí, es algo tan obvio como comprar un coche.

 

Una vez que la necesidad de digitalizar mi empresa está latente y siguiendo el planteamiento inicial, vamos a revisar una de las tres “patas” de la gestión clásica de proyectos, los procesos.

Los Procesos

Si la comida está en un árbol, o sabes trepar o tienes el cuello largo o te mueres de hambre.
(adaptación libre de Charles Darwin – El Origen de las Especies).

El concepto de la selección natural es directamente aplicable a las empresas. Aquellas que mejor se están adaptando al cambio digital son las que tienen más probabilidad de sobrevivir. Por lo tanto, y en este entorno empresarial en el que la innovación es vertiginosa, aquellas empresas que más rápido cambian son las que más probabilidad tienen de subsistir.

Pero, ¿qué es lo que más rápido cambian?, ¿acaso cambiar rápido de software de gestión es garantía de éxito?, ¿montar una web en un mes va a hacer que sea el mejor de mi sector?

Lo que más rápido cambian las empresas que triunfan son sus procesos. Son empresas capaces de adaptar rápidamente su forma de trabajo, son empresas que saben eliminar procesos ineficientes y que no aportan valor para la consecución de sus objetivos.

Digitalizar no se reduce a robotizar o informatizar todo lo que hacemos, la digitalización se debe iniciar en la mejora de los procesos, en eliminar lo que no aporta valor apoyándonos en la potencia que la tecnología ofrece, y de este modo llegar a límites que hace unos años ni podíamos imaginar.

Si usted fuera a comprar un producto genérico, y tuviera que elegir entre un proveedor que: tardara en atenderle, no entendiera lo que le pide, tuviera que validarlo con su superior y finalmente tardara varios días en enviarle el producto, u otro proveedor que atendiera su pedido y se lo enviara al día siguiente, ¿dónde compraría?, yo personalmente lo tengo muy claro.

¿Se imaginan ustedes a Amazon gestionando un pedido de un cliente del mismo modo que se gestiona la renovación de un DNI?:

¿Comprarían ustedes en una empresa con esos procesos de trabajo?, ¿qué puedo hacer con los procesos entonces?:

• Lo primero describirlos. ¿tenemos claro lo que estamos haciendo ahora y como lo estamos haciendo?, ya nos preguntaremos después porque lo hacemos, pero lo primero es identificar y describir el modo en el que mi empresa está operando.
• Después debo medir el rendimiento de estos procesos: ¿son óptimos?, no voy a ser tan ambicioso, ¿son buenos?, ¿son malos?, ¿cumplen con los objetivos estratégicos de mi empresa?
• Finalmente mejorarlos: Ya conozco lo que hago, como lo hago y porque lo hago. Un proyecto de digitalización es la excusa perfecta para cambiar esos procesos y mejorarlos.

Nos movemos en un entorno en el que prima la inmediatez de respuesta, en el que como clientes no queremos perder ni un minuto de tiempo en tareas innecesarias, en el que si no tenemos lo que queremos y lo tenemos ya, nos vamos a la competencia a conseguirlo.

Ya puedo poner en mi negocio la tecnología más puntera, que si el proceso que hay debajo no es óptimo, nuestro cliente acabará por no comprar. Puedo pensar en que me he digitalizado, pero realmente lo que tengo es el mismo perro, pero con distinto collar.