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Cómo prepararse para la implantación de un ERP

Existen una serie de errores que no debemos cometer a lo largo de un proyecto de implantación de un ERP, pero no nos olvidemos que estos errores no se nos van a dar una vez iniciado el proyecto ERP, sino mucho antes. Por ese motivo, debemos estar preparados siempre que iniciemos un proyecto de este tipo. Para que el ERP no se acabe convirtiendo en una fuente de problemas, tensiones y lamentos, debemos hacernos una serie de preguntas antes de proceder a su implementación:

Cómo prepararse para la implantación de un ERP

Antes de comenzar con este proyecto, debemos tener claros los procesos de la empresa. No olvidemos que el ERP no es más que la herramienta de ayuda, no la solución a todos mis problemas. De hecho, mal planteado puede convertirse en un problema adicional a los que ya tengo. Piensa que, si no eres capaz de definir un proceso de negocio (más o menos óptimo), el software no lo va a hacer por ti. Tú eres quien mejor conoce tú negocio y, en consecuencia, quien sabe mejor que nadie las necesidades que te deben llevar a la decisión de comenzar un proyecto de este tipo. Por todo ello, antes de acometer el proyecto, deberías hacerte las siguientes cuestiones:

¿Qué necesidades tengo?

Lo primero que tengo que hacer es determinar mis necesidades basándome tanto en mi situación actual como en los objetivos marcados. Preguntas del tipo “¿mi sistema actual es suficiente?”, “¿me servirá en el medio plazo?”, “¿cuáles son mis objetivos?”, “¿quiero vender más?”, “¿subir mis precios?”, “¿bajarlos?”, “¿minimizar mis costes?”, etc., me ayudarán en la definición de mis necesidades.

¿La implantación de un ERP me ayudará a cubrir dichas necesidades?

En ocasiones, las preguntas anteriores nos dan unas respuestas que no tienen nada que ver con el ERP. No pensemos que una herramienta informática solucionará estos problemas. Me ayudará a controlar y conocer más información y más adecuada, pero lo que haga yo con esa información transciende el plano informático. En este punto debo hacer una análisis a alto nivel de las necesidades de mi empresa y convertir dichas necesidades en requerimientos. La comparación posterior de los requerimientos con las funcionalidades de un ERP son las que determinarán si lo que necesito es un ERP u otra cosa.

¿Necesito ese ERP?

Una vez que tenemos claro que necesitamos un ERP debemos decidir cuál de las soluciones que hay en el mercado se adapta mejor a mi problemática. Para ello es necesario analizar con más profundidad y determinar los requerimientos de mi empresa con más nivel de detalle. No todos los ERP son iguales; unos funcionan mejor para unas cosas y otros para otras. Por ello hay que decantarse por la herramienta que solucione el mayor porcentaje de requerimientos críticos para mi empresa.

¿Qué proveedor elijo?

Sé que necesito un ERP y tengo claro cuál se adapta mejor a mi problemática. Ahora solo me queda decidir cuál es el mejor proveedor para mi proyecto de entre los diferentes proveedores disponibles. ¿Me decanto por una gran firma o por un partner más modesto?, ¿uno especializado en el ERP u otro que me ayude con más soluciones? El proveedor que elija tiene que tener experiencia contrastada tanto en la implementación de la solución como en la complejidad de mi sector. Asimismo, debe tener la capacidad suficiente para abordar el proyecto ERP, entender bien la problemática y ajustar su oferta de servicios a los requerimientos que cubren mis necesidades.

¿Qué recursos tengo?

Cuando hablo de recursos no me refiero únicamente a los monetarios, sino a mis recursos tanto de personal como de tiempo necesarios para afrontar el proyecto. Me debo cuestionar si los recursos de los que dispongo y los que necesito para abordar el proyecto ERP están suficientemente alineados.

¿Tengo el equipo interno de proyecto adecuado para la implantación del ERP?

Hemos de tener en cuenta que para el éxito de este tipo de proyectos es necesario como mínimo 4 tipos de perfiles:

  • Sponsor de proyecto. Es la persona que promueve el proyecto. Tiene el poder de decisión final y es quien determina si los objetivos marcados son cumplidos. Debe asegurarse que en cada momento se dispone de los recursos necesarios para la culminación del proyecto ERP.
  • Director de proyecto. Encargado de coordinar todas las áreas del proyecto, tendrá un conocimiento total a alto nivel de los procesos de la empresa. Debe ser un líder, comunicador, con dotes de negociación y con capacidad para motivar e inspirar a todo el equipo. Va a estar sujeto a mucha presión desde el inicio del proyecto y es la figura clave en el éxito o fracaso de la implantación del ERP.
  • Usuarios Clave por área. Exponentes máximos de cada área de negocio de la empresa. De ellos derivan las necesidades de cada departamento y, por lo tanto, son los dueños de cada proceso en su área de actuación. Deben ser capaces de tomar las decisiones oportunas durante la fase de análisis y liderar a sus usuarios finales en las fases de formación, pruebas y validación previas a la puesta en marcha.
  • Usuarios Finales por área. Los verdaderos usuarios del sistema, los que finalmente lo van a hacer funcionar. Toda la potencia del sistema o todas las carencias las van a vivir en sus propias carnes. Su aportación en la fase de análisis es importante de cara a la usabilidad de la herramienta, pero no en la definición del proceso, que corresponde al usuario clave o al director del proyecto.

¿Mi personal está involucrado o comprometido?

Los recursos destinados al proyecto ERP deben estar comprometidos con el éxito del mismo. Aquí es muy recurrente recordar la “parábola” de la gallina y el cerdo que montan un restaurante. La gallina le dice al cerdo que el plato estrella serán los huevos fritos con jamón, a lo que el cerdo le responde: “me temo que en ese proyecto tú estas únicamente involucrada y yo estoy plenamente comprometido”.

¿Mi equipo estará disponible para el proyecto?

Tengo que planificar la disponibilidad de mi equipo para la realización del proyecto ERP, y no vale pensar que sacando ratos libres o quedándose 2 horas más al día vamos a sacar el proyecto. Mi equipo debería tener una dedicación “plena” al proyecto en los momentos que se les requiera. En función del perfil tendrá más o menos momentos requeridos, teniendo claro que el director de proyecto debería tener una disponibilidad de 100 % de su tiempo a lo largo de todo el proyecto y los usuarios clave deberían dedicar más del 50 % en los momentos que se les requiera.

Y todo esto antes de empezar lo realmente divertido, que es el proyecto en sí. En siguientes entregas nos centraremos en los típicos errores de implantación de un ERP que se cometen durante el desarrollo del proyecto y una vez que este ha terminado.

Carlos Fiol Ayala
Carlos Fiol Ayala

cfiol@taktic.es