Claves para la gestión del tiempo
En nuestro día a día estamos acostumbrados a oír mantras como “¡Aprende a gestionar tu tiempo!” o “¡La gestión del tiempo es el pilar fundamental de la productividad!”. Personalmente, pienso que este mantra tiene un pequeño problema, y es que la gestión del tiempo no existe.
Por obvio que parezca, el tiempo es el que es. Tenemos 24 horas al día para realizar la mayor cantidad de tareas que nos propongamos y eso no lo vamos a conseguir gestionando el tiempo, sino gestionando las tareas.
¿Habéis visto a un runner gestionar su distancia en una carrera? Imaginad la situación: Hola, me llamo Carlos y voy a correr una maratón. Mi entrenamiento para alcanzar el objetivo consiste en gestionar la distancia; he pensado hacer la maratón en 30 kilómetros. No tiene sentido, puesto que la maratón tiene la distancia que tiene. Podré entrenar mi resistencia, cuidar mi alimentación, hacer yo qué sé cuantos abdominales, pero no voy a poder acortar la distancia.
Lo mismo pasa con el tiempo. No puedo gestionarlo, no puedo ni ampliarlo ni acortarlo. Afortunada o lamentablemente el tiempo que tenemos es el que es.
¿Gestión del tiempo o gestión de tareas?
A continuación, os voy a dar una serie de claves en relación con la gestión del tiempo o, como yo lo llamo, la gestión de tareas.
Clave número 1. La Gestión del tiempo son los padres
Una vez interiorizado esto, podríamos cambiar este mantra por algo parecido a “gestión de lo que hago en mi tiempo” o “gestión de cómo realizo mis cosas dentro del tiempo que tengo asignado para hacerlas”, y centrarnos en mejorar nuestra Productividad Personal.
La base de la Productividad Personal es hacer más y mejor las tareas que hemos de realizar en el tiempo que tenemos asignado para ellas.
Pero ¿qué es eso de una tarea? Tirando de diccionario: una tarea es un trabajo que debe hacerse en tiempo limitado. Y ¿qué es lo primero que deberíamos tener antes de realizar cualquier trabajo? Lo primero que deberíamos tener es un plan.
Siempre debemos tener un plan para realizar cualquier tipo de tarea, por fácil que parezca. Cuando una tarea es medianamente compleja, no ponemos en duda la necesidad de disponer de un plan de trabajo. Por ejemplo, si tengo que montar un armario Godmorgon usaré las detalladas instrucciones de montaje que acompañan a dicho artefacto y no seré tan valiente de lanzarme al vacío y montarlo “a ciegas”. Por no mencionar tareas (o proyectos) más complejos, que requieren de una cuidadosa planificación previa. Pero entonces, ¿por qué no aplicamos lo mismo para tareas más sencillas? Lo primero que debemos hacer ante cualquier tipo de tarea es pensar, generar ideas que ayuden a la resolución del problema, ordenar dichas ideas, desechando las menos deseables y convirtiendo en pasos de acción las ideas más brillantes.
Clave número 2. Planificar antes de ejecutar
“Los planes son inútiles, pero la planificación lo es todo”. Dwight Eisenhower
¿Cuándo son inútiles los planes? Cuando no son ejecutados. Todo plan debe estar diseñado pensando en la ejecución del mismo. Si no se ejecuta no sirve para nada y, por lo tanto, una vez que tenemos planificado qué hacer, debemos hacerlo.
Aprender técnicas para mejorar la ejecución de tareas es esencial. Las habilidades propias para ejecutar una tarea se deben aprender y mejorar con la experiencia, pero, al igual que ese tipo de habilidades, la concentración, la priorización de tareas, la delegación, la gestión de distracciones o la no procrastinación también son habilidades que pueden y deben aprenderse y entrenarse.
Clave número 3. Mejorar las técnicas de Ejecución
En resumen, para ser más productivos, únicamente debemos hacer dos cosas: elegir bien lo que vamos a hacer y hacer bien lo estamos haciendo.
Y, al igual que podemos entrenar para correr una maratón, aprendiendo técnica de carrera y entrenando fuerza o resistencia, podemos aprender técnicas para planificar o priorizar mejor nuestras tareas y entrenar ciertas habilidades que me ayuden ejecutar más y más rápido estas tareas.
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